Si busca "automatización de procesos empresariales", es probable que se encuentre con definiciones muy tecnificadas y que salga más confuso que cuando llegó. Pero lo esencial es lo siguiente: la automatización de procesos empresariales (BPA) le facilita el trabajo. Todas las tareas que consumen tiempo, son propensas a errores o frenan el crecimiento pasan a manos del software y la tecnología. Con la BPA, su jornada laboral es más ligera y racionalizada. Por eso el 66% de las empresas automatizan uno o varios de sus procesos empresariales.
En este artículo tratamos:
- Breve descripción del BPA
- Cómo el BPA ahorra tiempo
- Cómo disminuye el BPA los errores
- Cómo el BPA mejora la coherencia y la normalización
- Cómo BPA facilita la visualización y priorización de tareas
- Cómo prepara BPA a su organización para la escalabilidad y el crecimiento
Con BPA, puede imaginarse sus procesos empresariales como una cadena de montaje. Humanos y máquinas trabajan juntos, asumiendo responsabilidades específicas para producir un producto uniforme. Los clientes saben exactamente qué esperar cuando trabajan con su organización, y los miembros del equipo saben exactamente cómo cumplir esas expectativas.
Estas son las cinco formas en que la automatización facilita su jornada laboral. Con BPA puede...
Ahorrar tiempo
¿Le entusiasma una nueva contratación? No tan rápido: más de la mitad de los empleados afirman estar demasiado ocupados para hacer el trabajo para el que fueron contratados.
Los miembros de un equipo sólo dedican un tercio de su tiempo a infundir a sus tareas la creatividad y la habilidad que les valieron el puesto. En cambio, están sobrecargados de reuniones, recopilación de información, búsqueda de aprobaciones o carreras diabólicas para llegar a la inalcanzable bandeja de entrada cero.
El profesor David Graeber tiene una definición poco reverente de estas tareas mundanas y sin sentido que nos abruman. Señala estas responsabilidades repetitivas como la razón principal por la que los trabajadores encuentran sus funciones tan insatisfactorias. Afortunadamente, son precisamente las tareas que mejor domina la automatización. Utilice la automatización de procesos empresariales para realizar tareas como:
- Introducción y extracción de datos
- Generar informes
- Mover información entre sistemas
- Recoger firmas y aprobaciones
- Reunir documentos
Agobiar a los empleados con estas tareas no sólo les baja la moral. Tiene importantes implicaciones económicas para su empresa. Según la Sociedad de Gestión de Recursos Humanos, la dimisión puede costar a una empresa entre el 90 y el 200% del salario del empleado que se marcha. Como es lógico, cuando se amplían las horas disponibles para centrarse en proyectos más gratificantes, los empleados tienden a quedarse. Si elimina la razón por la que el 31% de los que abandonan el barco, puede fomentar una plantilla más leal y comprometida.
Menos errores
Los datos de mala calidad son más que una molestia: cuestan a las organizaciones más de 3,1 billones de dólares al año (¡y eso sólo en Estados Unidos!). Las pérdidas se acumulan con los interminables esfuerzos para corregir errores, reparar datos y localizar información que, en primer lugar, simplemente nunca existió.
Tropezar con un error grave no sólo es un golpe para el sistema, sino que puede acarrear graves multas y pérdidas económicas. Si no, que se lo pregunten a los grandes almacenes que imprimieron mal el precio de un collar de diamantes y sacaron a la venta varias piezas de 1.500 dólares por unos míseros 47 dólares antes de que se detectara el error. La NASA autodetonó una nave espacial de 18,5 millones de dólares que se desvió de su curso debido a un guión erróneo.
La automatización se convierte en un asistente fiable para los procesos esenciales propensos a errores humanos:
- Mantener la integridad de los datos
- Extraer información clave, como los precios, de una base de datos central
- Mejorar la precisión de los cálculos
- Validación de las entradas según las normas especificadas
La BPA ejecuta las tareas de forma coherente y precisa, de acuerdo con normas predefinidas. Reduce el riesgo de que los problemas pasen desapercibidos hasta que ocurra algo catastrófico.
Mejorar la coherencia y la normalización
Un jubilado rockstar que "hace las cosas a su manera" se lleva el reglamento consigo.
Un miembro del equipo a largo plazo se olvida de compartir el know-how encerrado en su cabeza.
O los empleados desarrollan atajos especiales que sólo se difunden de boca en boca y nunca existen en la documentación oficial.
A pesar de los hercúleos esfuerzos en sentido contrario, los empleados que se marchan pueden acabar con la coherencia de la organización. Una forma de establecer un conocimiento institucional firme es mediante la automatización de los procesos empresariales. Elimine variaciones, mejore el control de calidad y establezca un manual de operaciones férreo.
Al planificar los procesos de forma consciente, puede crear un registro de cómo se hace todo de principio a fin. El plan para el éxito permanece intacto, incluso cuando los empleados entran y salen. Los miembros del equipo ya no especifican la metodología de trabajo: los procesos automatizados dirigen el espectáculo.
Visualice y priorice fácilmente las tareas
Creemos que entendemos bien nuestro trabajo, pero nos topamos con un obstáculo. Y uno de los más comunes es la borrosa imagen que nuestra mente tiene del futuro. Cuando nuestro cerebro tiene problemas para visualizar cómo llegar del Punto A al Punto Z, tiende a entrar en cortocircuito.
Por eso resulta difícil empezar una rutina de ejercicios, seguir una dieta o invertir.
Para algunos, planificar el futuro es pan comido.
Pero para otros, es un obstáculo mental agotador que reduce considerablemente nuestro rendimiento. Según Harvard Business Review, cuando nos sentimos abrumados por el trabajo, sobreestimamos el tiempo y el esfuerzo que requieren los proyectos. Peor aún, nos comportamos como si nuestras exageraciones fueran ciertas.
A gran escala, parece un reto personal para un miembro del equipo. Pero el problema merma rápidamente la productividad cuando se extiende a grandes departamentos y organizaciones globales. Así que la automatización se convierte en un truco para la productividad.
Trazar un mapa de todos los pasos de un proceso nos da una idea clara de la carga de trabajo. Vemos exactamente de qué tareas tenemos que encargarnos, cuáles gestionarán nuestros compañeros de trabajo y el software y las aplicaciones que se encargarán de las demás. Podemos ver fácilmente lo que tenemos que hacer ahora (con el apoyo de recordatorios y avisos automatizados) y dejar de pensar en otras tareas hasta el momento oportuno. La automatización divide los procesos grandes y difíciles de manejar en pasos pequeños y sencillos, creando un sistema trazable de puntos de referencia que nos facilita enormemente la ejecución.
Prepare su organización para la escalabilidad y el crecimiento
En toda organización llega un momento en que las tareas manuales se vuelven inmanejables. Aquí es donde entra en juego la automatización de procesos empresariales para facilitar un crecimiento escalable.
- Gestione cargas de trabajo sin necesidad de recursos adicionales: Entre en nuevos mercados, amplíe su base de clientes o gestione pedidos más grandes de lo normal. Con procesos automatizados, es más fácil que nunca responder a las necesidades dinámicas de la empresa.
- Todos los procesos se rigen por normas empresariales: Cuando el mercado cambia o aparecen nuevas normativas, no es necesario reinventar la rueda. Basta con hacer algunos cambios en su software de gestión de procesos empresariales.
- Reutilice partes de un proceso para construir otros completamente nuevos, y rápido: Con la arquitectura modular, puede tomar prestados componentes independientes de procesos más amplios y deslizarlos rápidamente en otros nuevos.
BPA proporciona escalabilidad y flexibilidad adaptándose fácilmente a las necesidades cambiantes de la empresa.
Mejor software de automatización de procesos empresariales (BPA)
En general, la automatización de procesos empresariales simplifica su trabajo reduciendo el esfuerzo manual, minimizando los errores, mejorando la coherencia, proporcionando una mejor gestión de las tareas y dando cabida al crecimiento y al cambio. Al adoptar la BPA, puede centrarse en actividades de mayor valor, aumentar la productividad y lograr mejores resultados en su trabajo. Chatee con nosotros para saber más sobre BPA y qué software es el más adecuado para usted. Al fin y al cabo, su empresa merece encontrar la solución adecuada, aunque no seamos nosotros.
