Die 5 wichtigsten IDP-Anwendungsfälle

Denken Sie, dass Dokumente statische Objekte sind? Dank einer Technologie zur Automatisierung von Dokumenten, der intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP), ändert sich diese Vorstellung. Dokumente verarbeiten sich nicht nur selbst, sondern werden zu dynamischen Informationsquellen, die Sie in Echtzeit analysieren und bearbeiten können.

Das ist eine gute Nachricht, wenn man bedenkt, dass 60-73 % aller Unternehmensdaten unverarbeitet, unbemerkt oder unanalysiert bleiben. Was ist intelligente Dokumentenverarbeitung und welche fünf Anwendungsfälle werden Ihre Strategie zur Automatisierung von Dokumenten inspirieren?

Was ist intelligente Dokumentenverarbeitung?

Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) nutzt künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, um Dokumente wie Rechnungen, Quittungen, Anträge und vieles mehr zu lesen. Sie kann die gewünschten Informationen in einem Dokument finden, z. B. den Namen des Geschäfts und den Betrag auf einer Quittung. Diese Informationen können dann z. B. zum Ausfüllen von Formularen wie Erstattungsanträgen, zum Versenden von E-Mails oder zum Ausführen von Zahlungen verwendet werden.

IDP kann die wichtigsten Datenpunkte in jedem Dokument ausfindig machen. Verträge, Kontoauszüge und persönliche Identifikationsunterlagen sind ebenfalls erstklassige Kandidaten für IDP. Das gilt auch für gescannte und digitalisierte physische oder elektronische Dokumente.

Mit IDP verarbeitet die künstliche Intelligenz beide Arten von Daten, mit denen Unternehmen zu kämpfen haben: strukturierte und unstrukturierte Dokumente.

Früher musste man viel Zeit aufwenden, um Daten in ein einheitliches Format zu bringen. Es ist noch nicht lange her, dass jemand Stapel von Visitenkarten, die auf einer Konferenz gesammelt wurden, durchforsten und Kontakte manuell in eine Tabelle eingeben musste.

Die intelligente Dokumentenverarbeitung übernimmt die Datenstrukturierung für Sie, indem sie Informationen aus allen Teilen eines Dokuments heraussucht - egal, wie unerwartet die Platzierung ist.

Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA)

Wie oben gezeigt, ist die intelligente Dokumentenverarbeitung eine optimale Lösung für das Datenmanagement und eine dringend benötigte Erweiterung der Möglichkeiten der robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA). Im Gegensatz zu IDP sind die Möglichkeiten von RPA sehr viel eingeschränkter. Während IDP eine intuitive Lösung ist, muss man RPA sagen, was es tun soll, und es kann nur bestimmte Aufgaben ausführen.

Wie geht IDP mit der Automatisierung Hand in Hand?

IDP ermöglicht den Heiligen Gral des Unternehmens - saubere Daten. Damit ist Ihr Unternehmen für den erfolgreichen Einsatz anderer Automatisierungstools gerüstet.

Die meisten Hyperautomatisierungstechnologien, wie z. B. die robotergestützte Prozessautomatisierung oder das Process Mining, arbeiten unendlich viel besser, wenn sie mit sauberen, konsistenten und genauen Daten gespeist werden. Dies bedeutet, dass die Daten Formatierungsregeln folgen (denken Sie an die vielen Möglichkeiten, eine Telefonnummer zu schreiben!)

Ein falsch eingegebener Name oder eine falsch eingegebene E-Mail-Adresse kann beispielsweise die zukünftige Kommunikation mit einem Kunden verpfuschen. Daten von schlechter Qualität sind mehr als nur ein Tippfehler - sie schlängeln sich durch Ihre anderen automatisierten Prozesse und werden zu Schneebällen.

Der Einsatz einer leistungsstarken IDP-Plattform zur Extraktion von Informationen mit einer Genauigkeit von über 99 % ist der erste Schritt zur Nutzung der Vorteile der erweiterten Welt der Workflow-Automatisierung.

Was sind die wichtigsten Vorteile der IDP?

• Verbessern Sie die Ressourcenzuweisung: Verlagerung des Verwaltungsaufwands auf Maschinen. Die Menschen können sich mehr auf Strategie, Kundenbeziehungen und die Entwicklung von Wachstumschancen konzentrieren.
• Senken Sie die Kosten: Einer Studie zufolge kann die manuelle Bearbeitung Ihr Unternehmen bis zu 9 US-Dollar pro Rechnung kosten. Leistungsstarke Unternehmen nutzen heute KI und Automatisierung, um diese Kosten auf weniger als 1,42 USD zu senken.
• Förderung der Moral: Seien wir ehrlich: 40 Stunden pro Woche mit Kopier- und Einfügeaufgaben auf dem Drehstuhl lassen die Stimmung der Mitarbeiter sinken. Indem Sie die nervtötende Dateneingabe reduzieren und den Talenten erlauben, sich auf interessantere Projekte zu konzentrieren, bauen Sie ein enthusiastischeres Team auf.
• Reduzieren Sie Fehler: Im Geschäftsleben sind Tippfehler nicht nur unschuldige Fehler, sondern sie können Verluste verursachen und den Ruf schädigen. Ein japanisches Sicherheitsunternehmen hoffte, eine Aktie für 610.000 Yen verkaufen zu können - doch ein falscher Tastendruck führte dazu, dass 610.000 Aktien für einen Yen pro Stück verkauft wurden. IDP verbessert die Genauigkeit Ihrer Geschäftsaktivitäten, indem es die Anzahl der menschlichen Berührungspunkte reduziert.

Die 5 IDP-Anwendungsfälle, die Sie kennen müssen

Die Verarbeitung von Dokumenten mit KI beschleunigt die Dateneingabe und -analyse in allen Branchen. Es ist keine Überraschung, dass Experten voraussagen, dass diese 1,1 Milliarden Dollar schwere Branche allein in den nächsten zwei Jahren auf 5,2 Milliarden Dollar ansteigen wird. Sehen wir uns einige der Bereiche an, in denen IDP das Dokumentenmanagement umschreibt.

Bearbeitung von Rechnungen

IDP extrahiert wichtige Informationen aus Rechnungen, z. B. Angaben zum Lieferanten, Rechnungsnummern, Positionen und Beträge. Mit IDP können Sie Rechnungen schneller bearbeiten und die Effizienz der Kreditorenbuchhaltung verbessern.

In der Vergangenheit musste jemand jeden Rechnungsumschlag öffnen, die Daten manuell in das Buchhaltungssystem des Unternehmens eingeben und die Rechnung dann abheften. Sie können sehen, wie IDP diesen langsamen Prozess zum Besseren wenden kann. Mit IDP kann die Software diese Aufgaben automatisch ausführen, die Daten extrahieren und sie auch an die genehmigenden Manager weiterleiten.

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Vertragsmanagement

IDP rationalisiert das Vertragsmanagement, indem es Daten aus Verträgen extrahiert, z. B. Unternehmensnamen, wichtige Daten und Geschäftsbedingungen. Sie beschleunigt die Vorbereitung und Überprüfung von Verträgen und verringert das Risiko, dass ungenaue Leistungen oder Kontaktinformationen in Ihre Workflows geladen werden.

IDP kann mehr als nur bestehende Verträge übernehmen. Es kann auch bei der Erstellung neuer Verträge helfen. Wenn Ihr Unternehmen Probleme hat, die sprachliche Konsistenz zwischen verschiedenen Verträgen aufrechtzuerhalten, ist IDP das richtige Werkzeug für Sie. Extrahieren Sie Schlüsselbegriffe und fügen Sie sie in eine neue Vereinbarung ein. Suchen Sie nach Verträgen mit gleichen Verpflichtungen oder finden Sie Verträge, die nicht zu den anderen passen.

Kundeneinführung

IDP gibt dem Kunden-Onboarding ein dringend benötigtes Facelifting. Extrahieren und verifizieren Sie automatisch Kundendaten aus Dokumenten wie Ausweisen und Antragsformularen.

Manchmal umfasst der Onboarding-Prozess handschriftliche Formulare und Notizen. Dies ist ein weiterer Bereich, in dem die Dokumentenautomatisierung glänzt. IDP kann Handschrift (sogar Schreibschrift!) lesen und interpretieren und fehlende Zeichen mit einem hohen Maß an Präzision ausfüllen. Steuerdokumente, Patientenaufnahme- oder Behördenformulare lassen sich mit IDP problemlos in digitale, nutzbare Formulare umwandeln.

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Compliance und regulatorische Berichterstattung

IDP hilft bei der Automatisierung der Extraktion und Klassifizierung von Daten für regulatorische und Berichtszwecke. Es hilft bei der Überwachung der Einhaltung von Vorschriften und stellt sicher, dass Unternehmen bei sich ändernden Regeln und Gesetzen auf dem Laufenden bleiben.

KI-gestützte IDP findet man in Branchen mit hohem Regulierungsdruck wie dem Bank- und Finanzwesen. IDP hilft bei der Kodifizierung der Verarbeitung von sensiblen Dokumenten. Sie kann Know-Your-Customer-Prüfungen automatisieren, indem sie Inhalte wie:

• Nachweis des Wohnsitzes
• Rechnungen für Versorgungsleistungen
• Gründungsurkunde
• Einkommensnachweis
• Karten zur Verwaltung der Unterschriften

In Branchen wie dem Bankwesen und dem Hochschulwesen werden alle Arten von staatlichen Ausweisen wie Pässe, Führerscheine und Impfunterlagen aus der ganzen Welt verarbeitet. Wenn ein Mensch die verschiedenen Formate lernen soll, kann das Wochen dauern und zu unsauberen Daten führen. IDP erfasst schnell saubere persönliche Identifikationen und kann sogar sensible Identifikatoren wie Sozialversicherungsnummern vor unbefugten Teammitgliedern verbergen.

Von dort aus kann die Automatisierung die Informationen durch weitere Schritte leiten. Fügen Sie die Informationen zu einer Datenbank hinzu, verwenden Sie sie, um eine Reihe von anderen Dokumenten zu füllen, oder geben Sie sie in ein System für Hintergrundprüfungen ein.

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Bearbeitung von Ansprüchen

Versicherungsfachleute nutzen AL und ML, um Dokumente wie Schadensformulare, medizinische Unterlagen und Belege zu sammeln und zu organisieren. IDP beschleunigt den Arbeitsablauf bei der Schadenbearbeitung, reduziert den manuellen Aufwand und verbessert die Genauigkeit bei der Schadenregulierung. Versicherungsunternehmen nutzen die Dokumentenautomatisierung, um:

• Informationen validieren: Automatischer Vergleich von Ansprüchen mit Aufzeichnungen, um falsche Daten oder Orte zu erkennen
• Sammeln von Informationen: Zusammenstellen von handschriftlichen Dokumenten, E-Mails und anderen Inhalten in einer Datei
• Erkennen Sie fehlende Informationen: Wenn automatisierte Systeme ein fehlendes Feld entdecken, können sie eine Kommunikationssequenz mit dem Kunden auslösen, um es schnell aufzuspüren.

IDP verbessert nicht nur die betriebliche Effizienz und Genauigkeit bei der Schadenbearbeitung, sondern ist auch ein Segen für die Kundenzufriedenheit. Accenture fand heraus, dass 31 % der Kunden mit der Bearbeitung ihrer Hausrat- oder Kfz-Versicherungsansprüche unzufrieden waren. Was ist der Grund für die Frustration? Die Geschwindigkeit - sechs von zehn Kunden fanden, dass die Bearbeitung viel zu lange dauerte. Viele wechselten aufgrund der schlechten Erfahrungen zu einem konkurrierenden Versicherer. Künstliche Intelligenz kann der Versicherungsbranche dabei helfen, Kunden zu binden und die 170 Milliarden Dollar wieder hereinzuholen, die laut Accenture durch schleppende Abwicklungszeiten verloren gehen.

Der Schlüssel zu einer effektiven KI-Strategie für die Dokumentenverarbeitung liegt in einem Partner, der auch im Bereich der Automatisierung hervorragende Leistungen erbringt. Es reicht nicht aus, die Unternehmensadressen aus den Einstellungsunterlagen in eine Tabelle zu extrahieren. Diese Informationen müssen sich durch Ihre Abläufe bewegen - und die Prozessautomatisierung ist ihr Hirte.

KI und IDP, kombiniert mit Prozessautomatisierung, helfen Ihnen, Aktionen mit extrahierten Informationen durchzuführen. Sie können Datenbanken zur Bekämpfung von Geldwäsche abfragen, eine Liste der leistungsstärksten Produkte in Texas anfordern und Kundenrezensionen auswerten, um potenzielle Chancen zu erkennen. Mit IDP + Automatisierung werden Informationen nutzbar. Sie werden zu Erkenntnissen. Anstatt in einer Datenablage zu versauern, können Sie Ihre wichtigsten Daten endlich zum Leben erwecken.

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