Wie können wir unsere Umsatzziele schnell erreichen? Welche Änderungen müssen wir vornehmen, um die Betriebskosten zu senken? Das sind die Fragen, über die Manager jeden Tag nachdenken. Aber um diese Änderungen vorzunehmen, verlassen sich erstaunlich viele Unternehmen immer noch auf Vermutungen.
Dieser Gedanke wird noch durch die Tatsache verschlimmert, dass die meisten Manager sich nur an 40 % der von ihren Teams geleisteten Arbeit erinnern können. Nicht überwachte und nicht verfolgte Geschäftsprozesse lassen Raum für Aufgaben, die durch die Maschen fallen.
Das führt dazu, dass Projekte zu lange dauern, sich mit Fehlern aufblähen und sich blindlings mit zu vielen überflüssigen Aufgaben überhäufen. Aber seien Sie versichert, dass es einen Silberstreif am Horizont gibt. Um diese Probleme zu bekämpfen, kann Ihr Unternehmen nach Lösungen zur Verbesserung von Geschäftsprozessen suchen, die durch intelligente Automatisierung oder Hyperautomatisierung nur verstärkt werden.
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Was ist Geschäftsprozessverbesserung?
Die Verbesserung von Geschäftsprozessen dreht sich alles um Verfeinerung. Sie können beobachten und protokollieren, wie Ihr Team Aktivitäten durchführt, damit Sie optimieren, optimieren, optimieren können - alles in dem Bemühen, einen schnelleren, effizienteren Weg zum Erreichen Ihrer Ziele zu finden. Ohne die Verfolgung von Aufgaben ist es unmöglich herauszufinden, wo Hindernisse liegen, doppelte Aufgaben aufzudecken oder neue Möglichkeiten zur Automatisierung zu entdecken.
Was sind also einige der wichtigsten Ziele der Geschäftsprozessverbesserung?
- Zeit- und Kostenersparnis bei der Durchführung von Aufgaben
- Einen schnelleren Weg finden, um ein Umsatz-, Qualitäts- oder Produktivitätsziel zu erreichen
- Entdecken Sie neue Wege, um Ihren Kunden ein angenehmeres, loyalitätsförderndes Erlebnis zu bieten.
Im Folgenden werden einige der wichtigsten Methoden vorgestellt, mit denen Unternehmen die Verbesserung ihrer Geschäftsprozesse nutzen, um ihre Abläufe zu verbessern.
Sind Sie immer noch der Meinung, dass die manuelle Eingabe von wichtigen Daten für Ihr Team einfacher ist? Lassen Sie nicht zu, dass die Artefakte traditioneller Vorgehensweisen Ihre digitale Transformation beeinträchtigen. Unüberwachte Geschäftsprozesse beeinträchtigen nicht nur die Effizienz, sondern können auch kostspielig und peinlich sein. Ein einfacher Formatierungsfehler in einer Excel-Tabelle führte dazu, dass der britische Geheimdienst die Abhörung von Tausenden falscher Telefonleitungen beantragte. Im Folgenden finden Sie fünf Möglichkeiten, wie Unternehmen ihre Geschäftsprozesse überdenken, um bessere und einfachere Wege für ihre täglichen Abläufe zu finden.
Abschaffung papierbasierter Prozesse
Stapel von unnötigem Papierkram sind einer der größten Effizienzverluste. Die Forschungsexperten von McKinsey schätzen, dass Arbeitnehmer 20 % ihres Tages mit dem Suchen und Sammeln von Informationen verbringen. Das sind 9,3 Stunden pro Woche - mehr als ein ganzer Arbeitstag -, die sie damit verbringen, sich durch unnötige Papierstapel zu wühlen, was nicht dazu beiträgt, die Verschwendung zu verringern.
Erwägen Sie CUNY School of Law. Für die Studenten bedeutete dies eine Menge Papierformulare, Herumlaufen, um Dokumente auszutauschen, und viel Hin- und Herlaufen zwischen den Büros, um Unterschriften zu finden. Bei so vielen inoffiziellen Verfahren zur Durchführung von Aufgaben gab es kein System der Rechenschaftspflicht.
Automatisierung einführen: Die CUNY School of Law beschloss, all diese zeitaufwändigen Aufgaben in einer digitalen Bewerbung zusammenzufassen. Die Studierenden können die erforderlichen Formulare online ausfüllen, und die Unterlagen werden automatisch zur Genehmigung an alle Beteiligten weitergeleitet. Das System fordert den Studenten sofort zum Handeln auf, wenn weitere Informationen erforderlich sind. Der gesamte Prozess wird nun elektronisch abgewickelt, so dass die manuelle Bearbeitung von Papier entfällt und die Studierenden ein angenehmes Erlebnis haben.
Beschleunigte Vorbereitung kritischer Dokumente
Die Arbeitnehmer verbringen ein Drittel ihrer Zeit mit der Vorbereitung von Daten für Berichte. Sie ziehen Umfragedaten, Protokolldateien, Social-Media-Analysen und andere Informationen in Tabellenkalkulationen und Präsentationen zusammen. Diese Informationen sind zwar für die Entscheidungsfindung wichtig, aber sie werden durch Effizienzverluste wie die manuelle Migration von Daten zwischen Systemen beeinträchtigt.
Clevere Unternehmen nutzen Methoden zur Verbesserung von Geschäftsprozessen, um die Vorbereitung von Dokumenten zu beschleunigen und neue Erkenntnisse und Chancen schneller zu nutzen. Werfen Sie einen Blick auf die Versicherungsagentur Maury, Donnelly & ParrDas Unternehmen war so sehr damit beschäftigt, Informationen zwischen E-Mails, PDF-Dateien und Excel-Tabellen von Hand zu übertragen (und die daraus resultierenden menschlichen Fehler zu beheben!), dass es sich nicht auf seine Kernkompetenzen konzentrieren konnte.
Maury, Donnelly & Parr nutzte die Verbesserung der Geschäftsprozesse, um menschliche Fehler bei der Erstellung von Angeboten um 75 % zu reduzieren. Die Software füllt automatisch Formularvorlagen aus und überprüft die Qualität auf Fehler. Die Erstellung eines Angebots dauerte früher 45 Minuten, aber mit den optimierten Prozessen kann es jetzt in 7-12 Minuten erledigt werden.
Beschleunigung des Kundendienstes
Laut einer Studie von Microsoft entscheiden 90 % der Amerikaner ob sie mit einem Unternehmen Geschäfte machen auf der Grundlage ihrer Erfahrungen mit dem Kundendienst. Langsame, manuelle und labyrinthartige Reaktionen auf Benutzerprobleme können wichtige Faktoren wie den Net Promoter Score beeinträchtigen und sich allmählich auf Ihr Endergebnis auswirken. Unternehmen setzen starke Verbesserungen bei der Workflow-Automatisierung ein, um ein erstaunliches Serviceniveau zu bieten, das Kunden zum Wiederkommen bewegt.
Werfen Sie einen Blick auf Adecco Kolumbienein Telekommunikationsunternehmen, das genau dieses Problem hatte. Wenn Kunden anriefen und um Hilfe baten, machten die Mitarbeiter manuelle Notizen in Excel. Es gab keine Standardisierung für die Erfassung von Informationen - jeder hatte seine eigene Methode. Falsch eingegebene Zahlen, falsch formatierte Felder oder versehentlich gelöschte Zellen führten zu Verzögerungen beim Service.
Adecco Kolumbien beschloss, diesen Prozess durch den Einsatz automatisierter Arbeitsabläufe zu verbessern. Wenn nun ein Kunde um Hilfe bittet, füllt ein Support-Analyst ein praktisches Formular aus. Dadurch wird sichergestellt, dass er die richtigen Informationen vom Kunden erhält, die ein Techniker zur Lösung des Problems benötigt. Die Übermittlung dieses Formulars setzt eine Reihe von Workflow-Ereignissen in Gang: Die Vorgesetzten werden über neue Ticket-Zuweisungen informiert, sie erhalten Aktualisierungen über deren Fortschritt, und alle, einschließlich des Kunden, erhalten eine E-Mail, sobald das Problem gelöst ist. Jetzt ist die Kundenzufriedenheit im gesamten Unternehmen tadellos.
Reduzieren Sie manuelle Fehler
Untersuchungen des Institute of Management Accountants zeigen, dass 60% der Unternehmen immer noch Excel anstelle eines ERP-Systems verwenden. Wenn das noch kein Grund zur Besorgnis ist, dann bedenken Sie Folgendes: Die Universität von Hawaii berichtet, dass 90% der Tabellenkalkulationen Fehler enthalten. Während dies für Familienausgaben und Einladungslisten für den Urlaub kein großes Problem darstellt, sind Unternehmen, die sich auf Millionen von Zellen verlassen, um Einnahmen zu prognostizieren oder Budgets auszugleichen, einem erheblichen Risiko ausgesetzt.
Telekommunikationsanbieter Telefónica CAM nutzte Excel, um neue Geschäftskontoanmeldungen zu verarbeiten - bis zu 100 pro Tag. Für jeden dieser Verträge musste ein Mitarbeiter 20 neue Konten manuell anlegen. Das sind 2.000 Konten pro Tag, deren Genauigkeit davon abhing, dass die Daten manuell in Tabellenkalkulationen und Altsoftware eingegeben wurden. Betrachtet man das Ganze mit den Augen der Universität von Hawaii, so findet man eine wahre Brutstätte für potenzielle Fehler.
Also Telefónica CAM beschlossen, eine Änderung vorzunehmen. Jetzt ist der Prozess der Kontoerstellung für Mobilfunk-, Internet-, Festnetz- und Cloud-Dienste vollständig automatisiert. Wenn sich ein Kunde für einen Dienst anmeldet, werden seine Daten automatisch durch einen Genehmigungsprozess geleitet. Die Verträge sind von Anfang bis Ende vollständig automatisiert, so dass die Kundenprofile und Abrechnungsdaten jedes Mal zu 100 % korrekt sind.
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Beschleunigung der Abrechnungszyklen
Versehentliche Tastenanschläge sind keine Bagatellen. Eine Fauxpas beim Kopieren und Einfügen war der Grund für einen Berichtsfehler in Höhe von 6,5 Milliarden Dollar beim Finanzdienstleistungsriesen JP Morgan Chase. Es handelte sich nicht nur um ein Problem mit der Buchführung - der Fehler kostete das Unternehmen 600 Millionen Dollar an Geldstrafen.
Die Digitalisierung ist ein Muss für Unternehmen, bei denen die zeitnahe Verarbeitung von Finanzdaten mehr Einnahmen bedeutet.
Erwägen Sie StoneGate Senior Living. Um eine Medicaid-Finanzierung für den Aufenthalt eines Bewohners zu erhalten, mussten sie einen Stapel Papierkram beim Staat einreichen. Sobald das Team einen Bewohner in seine Einrichtung aufnimmt, beginnt eine wichtige Uhr zu ticken - sie haben nur 30 Tage Zeit, um den Antrag auf Erstattung der Pflegekosten zu organisieren, vorzubereiten und einzureichen. Wenn ein Formular durch die Maschen fiel oder auf dem Schreibtisch eines Genehmigers liegen blieb, musste StoneGate die gesamte Rechnung bezahlen, bis die Angelegenheit bereinigt werden konnte.
StoneGate Senior Living konnte keine Fehltritte riskieren. Für das Unternehmen war es von entscheidender Bedeutung, dass die Formulare innerhalb des vorgeschriebenen Zeitrahmens eingereicht wurden.
Um diesen Prozess zu verbessern, beschloss man, das gesamte Antragsverfahren zu digitalisieren. Online-Formulare vereinfachten den Erstantrag. Wenn die Formulare verschiedene Kontrollpunkte im System passierten, wurden sie automatisch an den richtigen Mitarbeiter zur Überprüfung weitergeleitet. Wenn Informationen fehlten, wies das System sofort auf das Problem hin und informierte die zuständigen Teammitglieder. Die neuen Arbeitsabläufe verringerten die ausstehenden Rechnungen um 25 % und sicherten so den Umsatz von StoneGate.
Die Verbesserung von Geschäftsprozessen ist ein kontinuierlicher Prozess - es gibt immer einen besseren, intelligenteren und einfacheren Weg, Dinge zu erledigen. Wenn Sie Ihre Prozesse mit einem scharfen Auge für Effizienz, Kosten und Zeitersparnis betrachten, können Sie beginnen, die Produktivität zu Ihren Gunsten zu verändern.
Es gibt mehrere Plattformen, die Sie für die Prozessautomatisierung verwenden können und die eine Vielzahl innovativer Funktionen bieten. Dabei können verschiedene Plattformen für Ihr Unternehmen und Ihre Ziele besser geeignet sein als andere. Dennoch möchten wir Ihnen helfen, die richtige Lösung zu finden. Chatten Sie mit einem unserer Experten, um mehr zu erfahren.
