Die Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA) hat nahezu jede Branche erfasst, da innovative Technologien in Verbindung mit beispiellosen betrieblichen Herausforderungen die Arbeitswelt immer wieder neu gestalten.
Auswirkungen der Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA)
Laut einer McKinsey-Umfrage aus dem Jahr 2022"werden automatisierte Systeme in den nächsten fünf Jahren 25 Prozent der Investitionsausgaben ausmachen, so die Ergebnisse der McKinsey Global Industrial Robotics Survey 2022. Führungskräfte von Industrieunternehmen erwarten Vorteile bei der Produktionsqualität, der Effizienz und der Betriebszeit."
Allerdings ist das Zeitalter der Automatisierung in den meisten Unternehmen bereits in vollem Gange. Laut einer kürzlich von McKinsey durchgeführten globalen Umfrage unter Unternehmensleitern aus einer Vielzahl von Branchen werden etwa 23 % der Automatisierungsausgaben auf den Einzelhandel und die Konsumgüterindustrie entfallen. Auf die Lebensmittel- und Getränkeindustrie werden neben dem Einzelhandel voraussichtlich 15 % entfallen, auf die Automobilindustrie durchschnittlich 8 %.
In dem McKinsey-Artikel heißt es weiter: "Einige Aspekte der Produktionstätigkeit lassen sich leichter automatisieren als andere, wobei Routineaufgaben an der Spitze der Kette stehen. Tätigkeiten wie das Kommissionieren, Verpacken, Sortieren, der Transport von Punkt zu Punkt und die Qualitätssicherung sind bereits in gewissem Umfang automatisiert, und in diese Bereiche wird in den kommenden Jahren weiterhin stark investiert werden."
Je mehr Unternehmen BPA einsetzen, desto weniger Engpässe gibt es bei den Prozessen und desto höher ist die Produktivität. Die Mitarbeiter können sich auf menschenzentrierte Abläufe konzentrieren. Laut der McKinsey-Studie "werden Tätigkeiten wie Montage, Stanzen, Oberflächenbehandlung und Schweißen, die alle ein hohes Maß an menschlichem Einsatz erfordern, kurz- bis mittelfristig wahrscheinlich nicht automatisiert werden."
Hyperautomatisierung
Der Einsatz einer einzigen Automatisierungstechnologie, wie z. B. RPA, kann die Effizienz steigern, indem manuelle Aufgaben eliminiert werden. Allerdings reicht es nicht aus, sich nur auf diese fortschrittliche Technologie zu verlassen, um die Automatisierung effektiv zu skalieren. Um eine End-to-End-Automatisierung zu erreichen, müssen Unternehmen komplementäre Automatisierungstechnologien kombinieren, um ihre Geschäftsprozesse zu verbessern - ein Konzept, das Gartner "Hyperautomatisierung" nennt.
Erfolgreiche Unternehmen priorisieren die Workflow-Automatisierung, verfolgen einen systematischen Ansatz und streben eine Hyperautomatisierung ihrer intelligenten Prozessautomatisierung an.
Ein umfassender und effektiver systematischer Ansatz zur Automatisierung von Geschäftsprozessen besteht aus 4 Phasen: Analyse, Implementierung, Integration sowie Wartung und Support.
1. Analyse
Um Technologien zur Automatisierung von Geschäftsprozessen einsetzen zu können, müssen Sie verstehen, wie ein Prozess funktioniert, und die Infrastruktur und Fähigkeiten Ihres Unternehmens kennen.
Der Einsatz von Automatisierungstechnik, ohne deren Auswirkungen zu verstehen, kann zu einer geringeren Produktivität und Effizienz in einem Prozess oder anderen Geschäftsprozessen führen. Und es bringt Sie bei Ihren sich wiederholenden Aufgaben nicht weiter.
Nach der Analyse des Prozesses und der aktuellen Systeme können die Beteiligten die Automatisierungstechnologien auswählen, die ihren Bedürfnissen und Zielen entsprechen. Unternehmen, die neu in die Automatisierung von Geschäftsprozessen einsteigen, sollten mit einer BPA-Technologie nach der anderen beginnen.
Es stimmt zwar, dass für eine umfassende Automatisierung eine Vielzahl von Technologien erforderlich ist, aber Unternehmen sollten diese schrittweise implementieren, um sicherzustellen, dass sie wie vorgesehen funktionieren. All diese wichtigen Informationen werden in Ihre Geschäftsprozessstrategie einfließen, damit Sie bestens für den Erfolg gerüstet sind.
2. Umsetzung
In der Implementierungsphase passen die Beteiligten die gewählte Technologie zur Automatisierung von Geschäftsprozessen an. Sie erstellen eine detaillierte Liste der Funktionen, schulen die Benutzer und geben ihnen Zugang zum System.
Die Technologien zur Automatisierung von Geschäftsprozessen werden umfangreichen Tests unterzogen, um sicherzustellen, dass die Systeme wie vorgesehen funktionieren und die Ziele des Unternehmens erfüllen.
Und da Sie Ihren Bedarf bereits analysiert haben, sind Sie besser darauf vorbereitet, die richtigen Automatisierungstools für Ihr Unternehmen auszuwählen. Je nachdem, welche Software Sie verwenden, kann Ihr Unternehmen von den Vorteilen der künstlichen Intelligenz (KI), der robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA) und der intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP) profitieren.
3. Integration
In der Integrationsphase der Geschäftsprozessautomatisierung integrieren die Beteiligten die neuen Automatisierungstechnologien mit Unternehmenssystemen und Lösungen von Drittanbietern. Außerdem werden in diesem Schritt in der Regel Daten aus unterschiedlichen Quellen kombiniert und integriert. Die Integration erfolgt weitgehend über APIs. Eine intelligente Business Process Management Suite (iBPMS) kann sich als hilfreich erweisen, indem sie den Integrationsprozess vereinfacht und beschleunigt.
Die BPA-Integration steigert auch die Effizienz, verbessert die Datengenauigkeit, verbessert die Zusammenarbeit, senkt die Kosten und bietet Skalierbarkeit, um größere Arbeitsvolumen ohne erheblichen zusätzlichen Aufwand und Ressourcen zu bewältigen.
4. Wartung und Unterstützung
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist eine fortlaufende und langfristige Initiative. Unternehmen müssen ihre Geschäftsprozesse kontinuierlich analysieren, um Ineffizienzen und Engpässe zu erkennen. Ein iBPMS ermöglicht es Unternehmen, fortschrittliche Prozessüberwachungstechnologien wie Process Discovery und Process Mining zu integrieren. Diese Technologien überwachen komplexe Geschäftsprozesse in Echtzeit, um eine Entscheidungsfindung und sofortige Korrekturmaßnahmen zu ermöglichen.
Unternehmen sollten außerdem ihre Lösungen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen ständig aktualisieren und sicherstellen, dass das gesamte Unternehmen Zugang zum technischen Support hat. Eine weit verbreitete Benutzerakzeptanz fördert eine auf Automatisierung ausgerichtete Kultur und erhöht die Erfolgsaussichten erheblich.
BPA und Hyperproduktivität
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen und die intelligente Automatisierung haben die Arbeitsweise von Unternehmen revolutioniert und sie in eine Ära der Hyper-Produktivität geführt. Dieser transformative Ansatz nutzt Technologie, um Routineaufgaben zu rationalisieren, zu optimieren und zu beschleunigen und so wertvolle Personalressourcen für strategischere und kreativere Aufgaben freizusetzen.
Durch die Automatisierung sich wiederholender Prozesse wie Dateneingabe, Dokumentenweiterleitung und Bestandsverwaltung können Unternehmen Fehler minimieren, die Effizienz steigern und die Betriebskosten senken. Darüber hinaus fördert die Automatisierung Dateneinblicke und -analysen in Echtzeit und ermöglicht es Entscheidungsträgern, schnell fundierte Entscheidungen zu treffen.
Teams können produktiver sein, wenn sie sich auf Innovation, Problemlösung und kundenorientierte Aktivitäten konzentrieren. So können Unternehmen wachsen und in einem schnelllebigen Umfeld wettbewerbsfähig bleiben.
Lösungen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen
Wussten Sie, dass Sie einen Prozess in Sekundenschnelle entwerfen können, indem Sie ihn mit Ihren eigenen Worten beschreiben? Die Text-to-Process-Funktion von ProcessMaker stellt einen bedeutenden Fortschritt im Bereich der Automatisierung von Geschäftsprozessen dar.
Dieses Tool nutzt die Verarbeitung natürlicher Sprache. Es verwandelt unstrukturierten Text wie E-Mails, Chats oder Feedback in automatisierte Arbeitsabläufe.
Die Text-to-Process-Funktion macht die manuelle Dateneingabe und Entscheidungsfindung überflüssig und beschleunigt so die Initiierung relevanter Geschäftsprozesse.
Dies steigert nicht nur die Effizienz, sondern verringert auch das Fehlerrisiko. Unternehmen können durch die nahtlose Integration von Text-to-Process bemerkenswerte Produktivitäts- und Reaktionsgewinne erzielen. So können sie sich schneller an Kundenwünsche, Marktveränderungen und betriebliche Herausforderungen anpassen, was letztlich zu mehr Agilität und Wettbewerbsfähigkeit beiträgt.
