Es vergeht kein Tag ohne eine Schlagzeile, in der die Automatisierung gelobt oder befürchtet wird. Das ist verständlich. Der Fortschritt der Technologie kann sowohl aufregend als auch beängstigend sein. Aber es wird zu oft übersehen, dass KI Ihr Freund und nicht Ihr Feind ist.
Da Branchenanalysten schätzen, dass die Hälfte der Arbeit automatisierbar ist, könnte man meinen, es sei an der Zeit, alle Aufgaben der Geschäftsprozessautomatisierung zu überlassen. Immerhin kann BPA die Effizienz um 20-35 % steigern und Unternehmen jährlich über 25.000 Stunden an vermeidbarer Nacharbeit ersparen. Doch bevor Sie den Sprung wagen, sollten Sie über den Hype hinausblicken.
Zunächst einmal: Was ist Geschäftsprozessautomatisierung?
Fangen wir einfach an und lassen wir die komplizierte Terminologie vor der Tür. Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) führt eine Abfolge von Aufgaben automatisch aus. Unternehmen nutzen automatisierte Technologien, um manuelle, alltägliche und fehleranfällige Arbeiten in selbststeuernde Aufgaben zu verwandeln, die von selbst ablaufen.
Welche Arten von Prozessen werden in Unternehmen automatisiert? So komplexe Prozesse wie Bestellungen, Hochschulzulassungen und die Eröffnung von Bankkonten. Innerhalb jedes Prozesses gibt es eine Reihe kleinerer Aufgaben, die autonom ablaufen, wie Dateneingabe, Genehmigungsverfahren, Unterschriftenerfassung und Datenbankverwaltung.
Indem manuelle Aufgaben in automatisierte Prozessabläufe umgewandelt werden, können Unternehmen:
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Zeit sparen
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Kosten reduzieren
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Verbesserung der Kundenzufriedenheit
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Fehler beseitigen
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Verbesserung von Transparenz und Sicherheit
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Konsistenz herstellen
Lassen Sie uns mit zwei Mythen und drei Fakten aufräumen, die Ihnen helfen werden, eine erfolgreiche Strategie zur Automatisierung von Geschäftsprozessen zu entwickeln.
❌ Fiktion: Alle Prozesse sind für die Automatisierung geeignet
Bei all dem Trubel um die Hyperautomatisierung könnte man meinen, sie sei das Heilmittel für alle geschäftlichen Probleme. Aber das Gegenteil ist der Fall: Die Automatisierung der falschen Dinge schafft noch mehr Probleme.
Was könnte nicht von der Automatisierung profitieren?
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Dienst mit weißer Weste: Ganz gleich, ob es sich um Ihren größten Kunden oder ein exklusives Angebot handelt, einige hochwertige Interaktionen bringen bessere Ergebnisse, wenn sie von Menschenhand ausgeführt werden.
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Einmalige oder sehr gelegentliche Prozesse
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Prozesse, die viel Überlegung erfordern: Ein Unternehmen, das zum Beispiel ein Elite-Mitgliedschaftsprogramm anbietet, könnte sich viele Gedanken über die Bewertung von Bewerbern machen. Vermeiden Sie es, Aufgaben zu automatisieren, bei denen jede einzelne Entscheidung von einer Vielzahl nicht wiederholbarer, abschwächender Faktoren abhängt.
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Ihr Unterscheidungsmerkmal zum Wettbewerb: KI und fortschrittliche Automatisierung waren früher Werkzeuge, die sich nur die größten Marken leisten konnten. Jetzt kann sich jeder ein Stück vom Automatisierungskuchen abschneiden. Vermeiden Sie es, das zu automatisieren, was Ihr Unternehmen am wertvollsten macht. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die Automatisierung der Prozesse, die Ihrem Erfolg zugrunde liegen, damit Sie sich darauf konzentrieren können, ein unvergessliches Erlebnis zu bieten.
Die besten Kandidaten für die Automatisierung sind Prozesse, die:
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sehr manuell und repetitiv sind
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Sie treten häufig während des Tages auf
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einen hohen Dateneingabeaufwand haben
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Anwendung eines wiederholt strengen Regelwerks
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so viel Zeit in Anspruch nehmen, dass Sie Ihre Kernkompetenzen vernachlässigen
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Koordination zwischen mehreren Systemen und Abteilungen
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erhebliche regulatorische Auswirkungen haben
Wenn Sie die richtigen Prozesse für die Automatisierung auswählen, ist Ihr Unternehmen besser positioniert, um mit Automatisierung zu gewinnen.
❌ Fiktion: Die Automatisierung ist eine einzige Technologie
Nach Angaben von McKinsey automatisieren 66 % der Unternehmen mindestens eine Geschäftsfunktion.
Das bedeutet jedoch nicht, dass jedes Unternehmen die gleiche Technologie einsetzt.
Bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen handelt es sich um eine ganze Familie von Technologien, die jeweils ihre eigenen Fähigkeiten haben. Hier sind die fünf wichtigsten intelligenten Automatisierungstechnologien, die Unternehmen im Jahr 2023 einsetzen werden:
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Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA): RPA setzt eine Armada von Software-Bots ein, um manuelle Aufgaben blitzschnell zu erledigen. Manuelle "Drehstuhl"-Dateneingabeaufgaben sind das Spezialgebiet von RPA. Sie kann Daten zwischen Systemen übertragen, Websites von Wettbewerbern auf Preisschwankungen überwachen oder sich bei einer Anwendung anmelden und eine Reihe von Aufgaben ausführen. Sie können RPA leicht auf jeden Prozess trainieren, der ein wiederholbares Rezept von Klicks und Tastenanschlägen enthält.
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Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP): IDP verwaltet Ihre Informationen auf intelligentere Weise. Es ist ein KI-gestütztes Tool, das ein Dokument nicht nur digitalisiert, sondern auch seinen Inhalt extrahiert und organisiert. IDP kann Postadressen aus Tausenden von handschriftlichen Anträgen extrahieren und die Daten automatisch in eine CRM-Datenbank einfügen. Es kann eine Rechnung zur Genehmigung auf der Grundlage der Einzelposten weiterleiten. IDP macht den Inhalt Ihrer Dokumente für Ihre Geschäftsprozesse nutzbar.
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Künstliche Intelligenz (KI): Künstliche Intelligenz hilft Unternehmen, Daten schneller als je zuvor zu durchforsten - und dabei aus ihnen zu lernen. Während herkömmliche Automatisierungen immer und immer wieder das tun, was man ihnen sagt, kann KI Bereiche mit Optimierungsbedarf identifizieren. Die Anwendungsmöglichkeiten sind endlos: Flottenmanager können damit ihre Lieferungen besser steuern, Forscher trainieren sie, um Probleme in medizinischen Bildern zu erkennen, und Marketingfachleute segmentieren ihre Zielgruppen mit Präzision. Sie ist auch die Grundlage für strategische Spitzenleistungen wie digitale Zwillinge und Prozessanalyse.
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Verarbeitung natürlicher Sprache und generative KI: Die Technologie zur Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) dient als Übersetzer zwischen Mensch und Maschine. Mit NLP können Computer die menschliche Sprache verstehen - und darauf reagieren. So hilft NLP beispielsweise einem Chatbot dabei, die Frage "Ich muss mein Passwort zurücksetzen" zu verstehen, und er antwortet nicht nur, sondern weiß auch, was er im Hintergrund tun muss, um Ihre Anmeldedaten zu ändern.
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Computer Vision: Computer Vision ist die Grundlage für selbstfahrende Autos, virtuelle Trainer wie Fitness-Spiegel und die Gesichtserkennung Ihres Smartphones. Die Technologie verleiht Maschinen ein Paar Augen, damit sie Objekte erkennen und wichtige Entscheidungen auf der Grundlage dessen treffen können, was sie sehen.
Während RPA Umsatzzahlen in eine Tabelle einträgt, kann generative KIbeim Brainstorming für den schriftlichen Teil des Berichts helfen. Die Technologie kann Informationen aufnehmen und in E-Mail-Entwürfe, Social-Media-Beschriftungen oder sogar in Chatbot-Antworten umwandeln.
Dies sind nur einige der wichtigsten KI- und Automatisierungstools für Unternehmen von heute. Sehen Sie, was Sie sonst noch unter dem Begriff Hyperautomatisierung finden können.
✅ Tatsache: Ohne Prozessautomatisierung gibt es keine digitale Transformation
Der Begriff "digitale Transformation" sorgt seit den frühen 2010er Jahren für Aufregung in den Vorstandsetagen. Im Laufe der Jahre wurde das Konzept von verschiedenen Trends begleitet. Und es gibt keine Anzeichen für eine Verlangsamung: IDC sagt voraus, dass 40 % des Gesamtumsatzes im Jahr 2026 ausschließlich aus digitalen Produkten und Dienstleistungen stammen werden.
Automatisierung ist der Wachstumsfaktor für jedes Unternehmen, vom örtlichen Krankenhaus bis hin zu Start-ups, die Arzneimittel im Orbit herstellen wollen. Selbst wenn Sie Ihr Unternehmen nicht als Technologieunternehmen betrachten, raten Experten Ihnen, sich als Datenunternehmen zu sehen. Und warum?
Einzelhändler nutzen Wohnungspläne von Roombas, und die Wall Street greift auf Satellitenbilder zurück, um die Gesamteinnahmen der Weihnachtseinkaufssaison vorherzusagen. Ein einziges Smartphone sammelt Daten von einer ganzen Armee von Sensoren, von Beschleunigungsmessern und Gyroskopen bis hin zu GPS-Ortungsgeräten. Hinzu kommen Smartwatches, Fernseher und sogar Toaster. Huawei sagt voraus, dass jeder Mensch auf der Welt bis 2025 mindestens fünf intelligente Geräte besitzen wird.
Die Bewältigung dieser noch nie dagewesenen Datenmenge ist ohne BPA einfach unmöglich. Die Automatisierung macht all diese neuen Daten nutzbar.
Sie können Automatisierungen auf der Grundlage bestimmter Parameter auslösen, Produkte empfehlen, Berichte erstellen und Anomalien erkennen - alles in Echtzeit. Während es früher Wochen dauerte, einen Standard-Finanzbericht zu erstellen, nutzen intelligente Unternehmen die Prozessautomatisierung, um riesige Datenmengen zu leiten, zu verwalten und zu analysieren.
✅ Tatsache: Automatisierung ist am erfolgreichsten, wenn Menschen beteiligt sind
Bei all dem Gerede über Software und Maschinen scheint der Mensch keine Rolle mehr zu spielen, oder?
Das Gegenteil ist der Fall: Die erfolgreichsten Automatisierungsstrategien kombinieren maschinelle Geschwindigkeit mit menschlicher Intelligenz. Das nennt man "Humans in the Loop"-Automatisierung (HITL), und 65 % der Unternehmen, die den Erfolg der Automatisierung genießen, setzen darauf.
Als Verbraucher haben Sie bereits an mehreren HITL-Automatisierungen teilgenommen - sogar bei Ihren bevorzugten Technologieunternehmen. Netflix nutzt die Automatisierung, um ein Angebot an Sendungen und Filmen zu generieren, das auf Ihre Vorlieben und Vorlieben zugeschnitten ist und mit Gleichgesinnten abgestimmt ist.
Aber sie bitten dich, den Menschen, ihre Auswahl mit einem Daumen hoch oder runter zu bewerten.
Ihre Reaktionen fließen in den Algorithmus des Unternehmens ein, um künftige Empfehlungen zu optimieren.
Das Gleiche gilt für die Unternehmen. Effektive Automatisierung bedeutet nicht, dass die volle Kontrolle an Maschinen abgegeben wird.
Anthropologen sagen, dass das menschliche Gehirn seit 35.000 bis 1,7 Millionen Jahren funktioniert. In dieser Zeit haben wir uns zu Experten in Sachen Intuition entwickelt: Wir wissen einfach, wenn etwas nicht ganz richtig ist. Ganz gleich, ob Sie die Automatisierung nutzen, um Empfehlungen für Kleiderschränke auszusprechen oder Daten nach Compliance-Fehlern zu durchsuchen - der Mensch hat ein Auge für Dinge, an die künstliche Intelligenz noch nicht herankommt.
Ein weiterer Bereich, in dem Menschen glänzen? Die Interaktion mit dem Kunden.
Die Automatisierung kann die Rechnungsverarbeitung, die Beurteilung von Anträgen und die Auftragsabwicklung übernehmen. Alles, was die Arbeit hinter den Kulissen unterstützt, damit Sie sich auf Ihr größtes Kapital konzentrieren können: Ihren Kundenstamm.
In den meisten Fällen ist die menschliche Note die magische Berührung, die Einwände ausräumen und einen Kunden, der auf der Kippe steht, in Ihren Club der Loyalisten bringen kann. Da immer mehr Unternehmen Chatbots und virtuelle Agenten ausprobieren, könnte das Gespräch mit einem echten Menschen zu einem Unterscheidungsmerkmal werden.
✅ Tatsache: Der Erfolg der Automatisierung sieht nicht für jedes Unternehmen gleich aus
Das Barometer für den Erfolg von BPA sieht bei jedem Unternehmen anders aus. Welche KPIs werden am häufigsten verfolgt?
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Kostensenkung
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Verbessern Sie eine Kundenservice-Kennzahl wie die durchschnittliche Bearbeitungszeit oder den Net Promoter Score
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Generieren Sie mehr eingehende Leads
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Geringere Fehlerquote
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Gesparte Zeit
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Verringern Sie die Kundenabwanderung
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Unabhängig davon, welcher KPI für Ihr Team am wichtigsten ist, sollten Sie sicherstellen, dass Sie sehr spezifische Wege zur Erfolgsmessung definieren. Zum Beispiel ist "mehr Leads generieren" an sich kein erfolgreicher KPI. Legen Sie eine Zahl fest: Wir wollen in einem Zeitraum von 60 Tagen 700 Leads mehr generieren. Der einzige Weg, den Wert der Automatisierung zu ermitteln, besteht darin, genau zu bestimmen, wie wertvoll die Initiative für Ihr Unternehmen ist.
Wie steigert BPA die Hyperproduktivität?
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen (Business Process Automation, BPA) kann für Ihr Unternehmen in mehr als einer Hinsicht einen Wendepunkt darstellen. Eine der wichtigsten Möglichkeiten zur Umgestaltung Ihrer Arbeitsabläufe besteht in der Steigerung der Hyper-Produktivität. Anstatt einfach nur produktiv zu sein, kann Ihr Team hyper-produktiv werden und die Arbeit schneller und effizienter als je zuvor erledigen.
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist ein aufregender nächster Schritt für jedes Unternehmen, der in Angriff genommen werden sollte. Aber wie bei jeder neuen Initiative haben Sie vielleicht Fragen, wie Sie es für Ihr Team richtig machen. Chatten Sie mit uns, um die beste Automatisierungssoftware für Ihr Unternehmen zu finden.
