Wenn Sie den Begriff "Geschäftsprozessautomatisierung" nachschlagen, stoßen Sie zwangsläufig auf techniklastige Definitionen und verlassen den Raum vielleicht noch verwirrter, als Sie ihn betreten haben. Aber hier ist die Quintessenz: Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) macht Ihre Arbeit einfacher. Alle zeitraubenden, fehleranfälligen oder wachstumshemmenden Aufgaben werden an Software und Technologie abgegeben. Mit BPA wird Ihr Arbeitstag leichter und effizienter. Aus diesem Grund automatisieren 66 % der Unternehmen einen oder mehrere ihrer Geschäftsprozesse.
In diesem Artikel geht es um Folgendes:
- Ein kurzer Überblick darüber, was BPA ist
- Wie BPA Zeit spart
- Wie BPA Fehler vermindert
- Wie BPA Konsistenz und Standardisierung verbessert
- Wie BPA es einfacher macht, Aufgaben zu visualisieren und zu priorisieren
- Wie BPA Ihr Unternehmen auf Skalierbarkeit und Wachstum vorbereitet
Mit BPA können Sie sich Ihre Geschäftsprozesse wie ein Fließband vorstellen. Menschen und Maschinen arbeiten zusammen und übernehmen bestimmte Aufgaben, um ein einheitliches Produkt zu produzieren. Die Kunden wissen genau, was sie erwarten können, wenn sie mit Ihrem Unternehmen zusammenarbeiten, und die Teammitglieder wissen genau, wie sie diese Erwartungen erfüllen können.
Hier sind die fünf Möglichkeiten, wie Automatisierung Ihren Arbeitstag erleichtert. Mit BPA können Sie...
Zeit sparen
Freuen Sie sich über einen begeisterten neuen Mitarbeiter? Nicht so schnell: Mehr als die Hälfte der Arbeitnehmer geben an, dass sie zu beschäftigt sind, um die Arbeit zu erledigen, für die sie eingestellt wurden.
Teammitglieder verbringen nur ein Drittel ihrer Zeit damit, ihre Aufgaben mit der Kreativität und den Fähigkeiten auszufüllen, die ihnen die Stelle eingebracht haben. Stattdessen sind sie überlastet mit Besprechungen, dem Sammeln von Informationen, der Jagd nach Genehmigungen oder dem teuflischen Versuch, die unerreichbare Null im Posteingang zu erreichen.
Professor David Graeber hat eine gar nicht mal so abwegige Definition für diese sinnlosen und banalen Aufgaben, die unseren Alltag bestimmen. Er weist darauf hin, dass diese sich wiederholenden Aufgaben der Hauptgrund dafür sind, dass Arbeitnehmer ihre Rolle als so wenig erfüllend empfinden. Glücklicherweise sind das genau die Aufgaben, die die Automatisierung meistert. Nutzen Sie die Automatisierung von Geschäftsprozessen, um Aufgaben wie diese zu erfüllen:
- Dateneingabe und -extraktion
- Berichte generieren
- Informationen zwischen Systemen verschieben
- Abzeichnungen und Genehmigungen einholen
- Dokumente zusammenstellen
Wenn Mitarbeiter mit diesen Aufgaben überfordert sind, leidet nicht nur die Moral. Es hat auch erhebliche Kostenfolgen für Ihr Unternehmen. Nach Angaben der Society for Human Resource Management kann eine Kündigung ein Unternehmen 90-200 % des Gehalts des ausscheidenden Mitarbeiters kosten. Es überrascht nicht, dass die Mitarbeiter eher bei Ihnen bleiben, wenn Sie die Zahl der verfügbaren Stunden erhöhen, um sich auf lohnendere Projekte zu konzentrieren. Indem Sie den Grund beseitigen, aus dem 31 % der Kündigenden das Schiff verlassen, können Sie eine loyalere und engagiertere Belegschaft fördern.
Weniger Fehler erleben
Schlechte Datenqualität ist mehr als nur ein Ärgernis - sie kostet Unternehmen jährlich über 3,1 Billionen Dollar (und das allein in den USA!). Die Verluste werden durch endlose Bemühungen um die Behebung von Fehlern, die Reparatur von Daten und das Aufspüren von Informationen, die gar nicht existieren, noch vergrößert.
Wenn man über einen schwerwiegenden Fehler stolpert, ist das nicht nur ein Schock für das System, sondern kann auch zu erheblichen Geldstrafen und Verlusten führen. Fragen Sie das Kaufhaus, das den Preis einer Diamantenkette falsch aufgedruckt hat und mehrere 1.500-Dollar-Stücke für läppische 47 Dollar verschickt hat , bevor der Fehler entdeckt wurde. Die NASA hat eine 18,5 Millionen Dollar teure Raumsonde, die aufgrund eines falschen Bindestrichs vom Kurs abgekommen war, selbst zur Explosion gebracht.
Die Automatisierung wird zum zuverlässigen Assistenten für Kernprozesse, die für menschliche Fehler anfällig sind:
- Datenintegrität aufrechterhalten
- Abrufen wichtiger Informationen, wie z. B. Preise, aus einer zentralen Datenbank
- Verbesserung der Genauigkeit von Berechnungen
- Eingaben anhand festgelegter Regeln validieren
BPA führt Aufgaben konsistent und genau nach vordefinierten Regeln aus. Es verringert das Risiko, dass Probleme unbemerkt bleiben, bis etwas Katastrophales passiert.
Verbesserung der Konsistenz und Standardisierung
Ein Rockstar-Rentner, der die Dinge auf seine Weise angeht, nimmt das Regelwerk mit.
Ein langjähriges Teammitglied vergisst, das in seinem Kopf gespeicherte Know-how weiterzugeben.
Oder Mitarbeiter entwickeln spezielle Abkürzungen, die sich nur durch Mundpropaganda verbreiten - und nie in einer offiziellen Dokumentation stehen.
Trotz aller gegenteiligen Bemühungen können ausscheidende Mitarbeiter die organisatorische Konsistenz beeinträchtigen. Eine Möglichkeit, festes institutionelles Wissen aufzubauen, ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen. Beseitigen Sie Abweichungen, verbessern Sie die Qualitätskontrolle und erstellen Sie ein eisenhartes Betriebshandbuch.
Indem Sie die Prozesse sorgfältig abbilden, können Sie aufzeichnen, wie alles von Anfang bis Ende erledigt wird. Die Blaupause für den Erfolg bleibt intakt - auch wenn Mitarbeiter kommen und gehen. Die Teammitglieder bestimmen nicht mehr die Methodik für die Arbeit - automatisierte Prozesse übernehmen die Führung.
Einfaches Visualisieren und Priorisieren von Aufgaben
Wir glauben, dass wir unsere berufliche Rolle gut kennen, aber wir stoßen auf ein Hindernis. Einer der häufigsten Stolpersteine ist das unscharfe Bild, das unser Gehirn von der Zukunft hat. Wenn unser Gehirn Schwierigkeiten hat, sich vorzustellen, wie wir von Punkt A nach Punkt Z kommen, neigt es dazu, einen Kurzschluss zu verursachen.
Deshalb ist es so schwierig, ein Fitnessprogramm zu beginnen, eine Diät einzuhalten oder zu investieren.
Für manche ist die Zukunftsplanung ein Kinderspiel.
Aber für andere ist es eine anstrengende mentale Hürde, die unsere Leistung erheblich einschränkt. Der Harvard Business Review zufolge überschätzen wir den Zeit- und Arbeitsaufwand für Projekte, wenn wir uns von der Arbeit überfordert fühlen. Noch schlimmer ist, dass wir uns so verhalten, als ob unsere Übertreibungen wahr wären.
Im Kleinen scheint es eine persönliche Herausforderung zu sein, die ein Teammitglied bewältigen muss. Aber wenn es sich um große Abteilungen und globale Organisationen handelt, wird die Produktivität schnell untergraben. Daher ist die Automatisierung ein wichtiges Instrument zur Steigerung der Produktivität.
Wenn wir alle Schritte eines Prozesses abbilden, erhalten wir eine klare Vorstellung von der Arbeitsbelastung. Wir sehen genau, welche Aufgaben wir übernehmen müssen, welche von unseren Mitarbeitern erledigt werden und welche Software und Apps andere Aufgaben auf dem Weg dorthin erledigen werden. Wir können leicht erkennen, was wir jetzt tun müssen (unterstützt durch automatische Erinnerungen und Anstöße) und sparen uns das Nachdenken über andere Aufgaben bis zum richtigen Zeitpunkt. Die Automatisierung zerlegt große, schwerfällige Prozesse in kleine, einfache Schritte und schafft so ein nachvollziehbares System von Wegpunkten, das uns die Arbeit wesentlich erleichtert.
Bereiten Sie Ihr Unternehmen auf Skalierbarkeit und Wachstum vor
In jedem Unternehmen gibt es einen Punkt, an dem manuelle Aufgaben nicht mehr zu bewältigen sind. Hier kommt die Automatisierung von Geschäftsprozessen ins Spiel, um skalierbares Wachstum zu ermöglichen.
- Bewältigen Sie das Arbeitsaufkommen, ohne zusätzliche Ressourcen zu benötigen: Erschließen Sie neue Märkte, erweitern Sie Ihren Kundenstamm oder bewältigen Sie Aufträge, die über das normale Maß hinausgehen. Mit automatisierten Prozessen ist es einfacher denn je, dynamische Geschäftsanforderungen zu bewältigen.
- Alle Prozesse werden durch Geschäftsregeln geregelt: Wenn sich der Markt verändert oder neue Vorschriften auftauchen, müssen Sie das Rad nicht neu erfinden. Nehmen Sie einfach ein paar Änderungen in Ihrer Geschäftsprozessmanagement-Software vor.
- Verwenden Sie Teile eines Prozesses wieder, um völlig neue Prozesse zu erstellen - und zwar schnell: Mit der modularen Architektur können Sie unabhängige Komponenten aus größeren Prozessen ausleihen und sie schnell in neue Prozesse einfügen.
BPA bietet Skalierbarkeit und Flexibilität, da es sich leicht an veränderte Geschäftsanforderungen anpassen lässt.
Beste Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA)
Insgesamt vereinfacht die Automatisierung von Geschäftsprozessen Ihre Arbeit, indem sie den manuellen Aufwand reduziert, Fehler minimiert, die Konsistenz verbessert, eine bessere Aufgabenverwaltung ermöglicht und Wachstum und Veränderungen berücksichtigt. Durch die Einführung von BPA können Sie sich auf höherwertige Aktivitäten konzentrieren, die Produktivität steigern und bessere Ergebnisse bei Ihrer Arbeit erzielen. Sprechen Sie mit uns, um mehr über BPA zu erfahren und um herauszufinden, welche Software für Sie die richtige ist. Schließlich hat Ihr Unternehmen es verdient, die richtige Lösung zu finden, auch wenn wir es nicht sind!
