Imaginez que vous ayez une fenêtre sur les rouages du département financier de votre entreprise, révélant le réseau complexe de tâches et de processus qui supervisent chaque transaction, approbation et rapport. L'intelligence des processus vous offre cette vision perspicace - et elle est de plus en plus adaptée aux exigences des responsables financiers.
L'intelligence des processus offre plusieurs avantages, notamment l'accélération de l'automatisation, l'amélioration de l'efficacité opérationnelle, la réduction des coûts et l'amélioration de la conformité et de la gouvernance.
La Finance Process Intelligence est une nouvelle technique analytique qui extrait des données de diverses applications et flux de travail pour découvrir, surveiller et améliorer les processus d'entreprise. La solution combine les meilleurs éléments de l'exploration des tâches et des processus pour répondre aux besoins complexes des départements financiers numérisés d'aujourd'hui. Avant de passer en revue les principaux cas d'utilisation de l'intelligence des processus financiers, examinons quelques principes fondamentaux.
Quels sont les principaux processus financiers ?
Au cœur de chaque entreprise se trouve un service financier essentiel, qui détient les clés de la réussite et de la stabilité financières de l'organisation. Les départements financiers jouent un rôle crucial dans la santé et la croissance globales d'une entreprise. Ils ont la responsabilité de superviser les ressources financières de l'entreprise, de prendre des décisions éclairées et de fournir des informations précieuses qui contribuent à façonner l'avenir de l'organisation grâce à une gestion efficace des processus d'entreprise.
Un service financier et comptable peut assumer un large éventail de responsabilités allant de la tenue des comptes à la facturation, en passant par l'approbation des dépenses, la budgétisation et les prévisions. Plus généralement, les équipes financières dirigent et facilitent souvent les stratégies de mise sur le marché par le biais d'investissements CAPEX et OPEX et gèrent les risques et la responsabilité vis-à-vis des fournisseurs et des autorités fiscales.
Les processus financiers de base sont simplement les tâches et les flux de travail gérés par le département financier et comptable pour gérer les ressources financières de l'entreprise afin d'atteindre les objectifs de l'entreprise.
Six processus financiers de base
Chaque service financier est différent. Si vous demandez à six directeurs financiers une liste de leurs processus de base, vous obtiendrez six réponses différentes. Néanmoins, nous pouvons distiller les processus opérationnels clés de la finance dans la liste restreinte suivante.
- Achats
- Comptes à payer
- Facturation et comptes débiteurs
- Conformité fiscale et déclaration
- Gestion des voyages et des dépenses
- Information financière
Six processus financiers fondamentaux à améliorer grâce à l'intelligence des processus
L'optimisation des processus d'entreprise peut contribuer à rationaliser et à améliorer ces processus en utilisant l'intelligence des processus pour acquérir et synthétiser les données des processus, identifier les inefficacités et les goulets d'étranglement, et finalement ouvrir la voie à l'optimisation et à l'automatisation des processus d'entreprise.
Qui est responsable des processus financiers ?
La responsabilité des processus financiers incombe à une équipe de professionnels, du directeur financier au gestionnaire de paie. Dans certaines grandes organisations, il peut s'agir de départements dédiés à des fonctions particulières, telles que la comptabilité, les comptes fournisseurs et les comptes clients. Dans les organisations plus petites, il peut s'agir simplement d'une équipe de responsables financiers et de contrôleurs qui gèrent un ensemble varié de tâches, de flux de travail et de processus.
Plus généralement, chacun devrait s'approprier les opérations financières et les contrôles de son organisation. Presque tous les employés sont en contact avec l'équipe financière d'une manière ou d'une autre, qu'il s'agisse de l'établissement du budget des opérations commerciales, de la paie ou simplement de l'approbation des demandes de remboursement des frais de voyage. Si les ressources ou les capacités de l'équipe financière posent problème, tout le monde risque de le ressentir. Les processus manuels ou les étapes inefficaces du processus d'approbation s'additionnent rapidement et prennent du temps et des ressources précieuses à l'ensemble de l'organisation.
Qu'est-ce qui ne va pas dans les processus financiers de base ?
Bien que les entreprises puissent être confrontées à des réalités financières diverses, la santé des transactions financières ne pose guère de problème avec les processus financiers de base. La plupart des entreprises sont en mesure de produire des états financiers exacts, d'enregistrer correctement les revenus de l'entreprise et de gérer efficacement les flux de trésorerie.
Le principal défi pour les équipes financières réside dans la gestion de la capacité de l'équipe financière à travers une multitude de contrôles de processus financiers et de flux de travail. Les processus clés et les goulets d'étranglement peuvent devenir difficiles à gérer dans un vaste ensemble de systèmes informatiques et d'applications commerciales.
En moyenne, une grande entreprise utilise plus de 170 applications différentes. Les équipes financières peuvent utiliser différentes applications pour gérer les demandes de paiement, la planification stratégique, l'approbation des fournisseurs, les frais de déplacement, etc. En outre, les données financières doivent souvent être consolidées ou présentées dans différents types de tableaux de bord, ce qui entraîne un grand nombre de saisies manuelles de données et le passage d'un système à l'autre. Une étude récente de ProcessMaker a montré qu'un employé typique de l'équipe financière passe 90 minutes par semaine à naviguer entre différentes applications et consacre 50 % de son temps de travail à des tâches répétitives.
Comment savez-vous que vous avez des défis à relever en matière de processus financiers ?
La nature des départements financiers est souvent trépidante et rapide. Cependant, quelques symptômes communs distinguent les processus financiers sains des défaillances chroniques des processus financiers :
- Approbation retardée ou lente - si les paiements sont régulièrement retardés ou si les processus d'approbation sont inefficaces.
- Manque de clarté des rôles - lorsqu'il n'est pas clair qui est responsable des mesures ou des tâches clés dans les processus et les flux de travail.
- Difficulté à gérer la charge de travail - lorsque l'équipe financière fait constamment des heures supplémentaires pour respecter les processus de clôture mensuels ou d'autres tâches régulières.
- Manque de visibilité - lorsque les dirigeants ne sont pas en mesure de mesurer et d'influencer les processus de bout en bout qui se déroulent dans les différentes fonctions de l'entreprise et les systèmes informatiques.
- Amélioration continue - lorsqu'il y a un manque d'intelligence des processus pour favoriser l'amélioration continue en identifiant les goulets d'étranglement, en encourageant la responsabilité et en permettant une optimisation et une adaptation permanentes aux conditions changeantes de l'entreprise.
Comment l'exploration des processus peut-elle identifier et résoudre les problèmes liés aux processus financiers ?
Finance Process Intelligence est une nouvelle solution logicielle qui combine les meilleurs éléments des solutions d'exploration de processus et d'exploration de tâches pour donner une visibilité de bout en bout à tous les processus financiers essentiels et aux opérations financières. La solution a été conçue pour répondre aux besoins exigeants des professionnels des opérations commerciales qui ont pour objectif d'éradiquer les processus inefficaces, de rationaliser les tâches redondantes et d'automatiser le travail manuel grâce à l'automatisation intelligente des processus.
L'intelligence des processus financiers donne une visibilité immédiate sur l'état des processus existants et fournit des informations exploitables sur les possibilités d'améliorer l'efficacité, de remplacer les systèmes obsolètes et de supprimer le travail manuel grâce à un logiciel d'automatisation. Il s'agit d'un logiciel prêt à l'emploi qui vous aide à prendre de meilleures décisions commerciales et à optimiser les opérations financières grâce à des données fiables. En outre, les outils d'intelligence des processus jouent un rôle crucial dans la surveillance et l'optimisation des processus financiers en identifiant les goulets d'étranglement, en garantissant la conformité et en accélérant le cycle de vie de la découverte à l'automatisation.
Comment l'optimisation des processus d'entreprise profite à six processus financiers fondamentaux
Achats
Les logiciels d'intelligence des processus donnent un nouveau souffle à la fonction achats en rationalisant les flux de travail et en automatisant les tâches routinières. Ils permettent aux équipes financières de prendre des décisions éclairées sur la base de données précises et actualisées, ce qui favorise un sentiment de confiance et de contrôle sur les processus d'achat. En éliminant les inefficacités et en réduisant le risque d'erreurs, les logiciels de veille stratégique contribuent à rendre la fonction achats plus rentable et plus réactive, ce qui a un impact émotionnel positif sur la santé financière globale de l'organisation. Une solution complète d'intelligence des processus répond aux limites des outils d'exploration des processus et des tâches de première génération, en soutenant pleinement les piliers clés d'une approche holistique de la transformation des processus.
Comptes à payer
La gestion des comptes fournisseurs peut être un processus difficile et chargé d'émotions, car il s'agit d'entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs et d'assurer des paiements précis et en temps voulu. Les logiciels de Process Intelligence simplifient cette fonction en automatisant le traitement des paiements et en offrant une visibilité en temps réel sur les factures en souffrance. Cette surveillance accrue réduit non seulement le risque de retards de paiement et de pénalités, mais favorise également un sentiment de confiance et de fiabilité chez les fournisseurs, ce qui contribue en fin de compte à des relations d'affaires plus harmonieuses. En outre, les outils d'exploration des processus peuvent être utilisés pour analyser des données réelles, analyser rétrospectivement les processus et identifier les goulets d'étranglement et les inefficacités, ce qui permet d'améliorer encore la fonction de comptabilité fournisseurs.
Facturation et comptes débiteurs
Les logiciels d'intelligence des processus révolutionnent la fonction de facturation et de gestion des comptes clients en identifiant les goulets d'étranglement, en réduisant les erreurs et en rationalisant le traitement des paiements. Ils permettent aux équipes financières de gérer de manière proactive les factures impayées et d'améliorer les flux de trésorerie, en réduisant le stress émotionnel associé à la gestion des ressources financières de l'organisation. En améliorant l'efficience et l'efficacité de cette fonction essentielle, les logiciels de veille stratégique contribuent à rendre l'entreprise plus stable et plus sûre sur le plan financier. L'automatisation robotisée des processus (RPA) va encore plus loin en automatisant les tâches répétitives, en garantissant la précision et en travaillant de manière transparente avec le logiciel d'intelligence des processus pour optimiser les processus de facturation et de gestion des comptes clients.
Conformité fiscale et déclaration
Naviguer dans le monde complexe de la conformité fiscale et du reporting peut être une tâche décourageante et chargée d'émotion. La gestion des processus d'entreprise, intégrée à un logiciel de veille stratégique, simplifie cette fonction en automatisant la collecte des données, en assurant le suivi des lois et réglementations fiscales pertinentes et en veillant à ce que l'organisation reste conforme. En réduisant le risque de non-conformité et les pénalités potentielles, les logiciels de veille stratégique procurent aux équipes financières un sentiment de sécurité et de tranquillité d'esprit, leur permettant de se concentrer sur les initiatives stratégiques qui stimulent la croissance de l'entreprise.
Gestion des voyages et des dépenses
La gestion des voyages et des dépenses des employés peut être un processus long et émotionnel, car il faut trouver un équilibre entre le contrôle des coûts et la satisfaction des employés. Les logiciels d'intelligence économique rationalisent cette fonction en automatisant les rapports de dépenses, en contrôlant la conformité avec les politiques de l'entreprise et en fournissant une visibilité en temps réel sur les dépenses. En exploitant les données des processus métier, les entreprises peuvent continuellement acquérir, analyser et utiliser des données pour obtenir des informations, améliorer l'efficacité et favoriser la prise de décision en matière de gestion des voyages et des dépenses. Le reporting financier est un processus à forte charge émotionnelle, car il fournit aux parties prenantes un aperçu de la santé financière de l'organisation et influence les décisions critiques de l'entreprise.
Information financière
Les logiciels de Process Intelligence soutiennent cette fonction essentielle en automatisant la collecte des données, en garantissant l'exactitude et la cohérence des rapports financiers et en fournissant des informations en temps réel sur les performances financières. Cette visibilité et ce contrôle accrus permettent aux équipes financières de produire des rapports précis en temps voulu, ce qui favorise la confiance entre les parties prenantes et contribue au succès global de l'entreprise.
En outre, les outils d'intelligence des processus jouent un rôle crucial dans l'amélioration des processus d'information financière en contrôlant les processus de bout en bout, en identifiant les goulets d'étranglement et en veillant à ce que les exigences de conformité soient respectées.
Le rôle des outils d'intelligence économique
En conclusion, le logiciel d'intelligence des processus est un outil puissant qui peut révolutionner les fonctions financières de base, en rationalisant les flux de travail grâce à l'automatisation intelligente des processus, en améliorant la visibilité des données et en améliorant la prise de décision. En prenant en compte les aspects émotionnels de ces fonctions, les entreprises peuvent cultiver un département financier plus efficace, plus résilient et plus équilibré sur le plan émotionnel, qui contribue à la réussite financière de l'organisation. Cette meilleure surveillance permet aux équipes financières de prendre des décisions fondées sur des données qui contribuent à une gestion plus efficace et plus rentable des voyages et des frais, ce qui favorise en fin de compte un environnement de travail positif et le bien-être des employés. En outre, l'intelligence des processus joue un rôle crucial dans l'amélioration de la visibilité des données et de la prise de décision, ce qui conduit à une amélioration continue et à une meilleure conformité.
