Teil I
In diesem Video wird ein einfacher Spesenabrechnungsprozess mit ProcessMaker 4 automatisiert.
Der Prozess beginnt mit dem Start-Event, bei dem ein Benutzer einen Antrag erstellt. Dann füllt der Antragsteller in der ersten Aufgabe einen Spesenbericht aus. Nachdem der Antragsteller das Formular für den Spesenbericht eingereicht hat, wird der Antrag zur Überprüfung an den Vorgesetzten weitergeleitet.
Lehnt der Vorgesetzte den Antrag ab, wird der Antrag zur Überarbeitung an den Antragsteller zurückgeschickt. Genehmigt der Vorgesetzte die Spesenabrechnung, wird der Antrag an die Finanzabteilung zur Erstattung an den Antragsteller weitergeleitet und ein PDF der gesamten Spesenabrechnung wird erstellt, bevor der Antrag abgeschlossen wird.
Um den Antrag zu starten, klickt der Antragsteller auf die Schaltfläche +Antrag in der oberen rechten Ecke des Bildschirms. Hier können wir den Prozess auswählen, mit dem wir beginnen möchten, nämlich den Prozess für den Spesenbericht. Um einen neuen Antrag zu erstellen, klickt der Benutzer auf die Schaltfläche START.
Der Antragsteller füllt nun das Formular Spesenbericht mit Informationen zu seinen Ausgaben aus. Hier gibt der Antragsteller die Daten in eine Berichtstabelle ein, um die Informationen über die Ausgaben auf einen Blick leichter lesen zu können. Der Antragsteller kann dieser Berichtstabelle Zeilen hinzufügen, um mehr als eine Art von Ausgaben zu übermitteln.
Über die Schaltfläche DATEI AUSWÄHLEN kann der Antragsteller Belege hochladen und einreichen.
Schließlich wird der Benutzer nach dem Absenden der Kostenabrechnung zum Posteingang zurückgeführt.
Teil 2
Wenn der Antragsteller eine Spesenabrechnung einreicht, leitet ProcessMaker die Anträge automatisch an seinen Vorgesetzten weiter. Der Antrag erscheint dann im ProcessMaker-Posteingang des Vorgesetzten.
Der Vorgesetzte öffnet den Antrag per Doppelklick und prüft alle Informationen auf dem vom Antragsteller eingereichten Formular. Wenn die Angaben korrekt sind, kann der Vorgesetzte die Spesenabrechnung genehmigen und an die Finanzabteilung zur Erstattung der Kosten an den Antragsteller weiterleiten. Wenn die Ausgaben nicht genehmigt werden, geht der Antrag zur Überarbeitung an den Antragsteller zurück.
Nach Genehmigung des Berichts kehrt der Vorgesetzte zum Posteingang zurück, und der Antrag wird an die Finanzabteilung weitergeleitet.
Teil 3
In der letzten Aufgabe des Spesenberichtsverfahrens erstattet die Finanzabteilung dem Antragsteller die gemeldeten Ausgaben.
Der Benutzer der Finanzabteilung meldet sich bei ProcessMaker an und öffnet den Antrag per Doppelklick. Hier prüft er die Informationen zu den Ausgaben, bevor er auswählt, ob die Ausgaben in bar oder per Scheck erstattet werden sollen. Nach der Auswahl der Erstattungsform sendet der Finanzbenutzer das Formular ab.
Teil 4
Nachdem der Finanzbenutzer das Formular für die Kostenerstattung eingereicht hat, generiert ProcessMaker automatisch ein PDF-Dokument, das der Antragsteller unterschreiben muss, um den Erhalt der Erstattung zu bestätigen. Das Dokument enthält alle Informationen, die während des Prozesses als Teil der Spesenabrechnung eingereicht wurden. Um auf das Dokument zuzugreifen, kann der Benutzer der Finanzabteilung zum Antrag zurückkehren und das PDF-Dokument herunterladen, um es auszudrucken und dem Antragsteller zur Unterschrift zu geben und so den Prozess abzuschließen.