Es gibt eine neue Geheimwaffe, die dafür sorgt, dass Sie das Beste aus Ihren Hyperautomatisierungsinitiativen herausholen: Hyper-Produktivität. Anstatt endlos Darts zu werfen und auf einen Automatisierungserfolg zu hoffen, stellt Hyper-Productivity sicher, dass jeder Schuss gezielt ist.
Beides zusammen bedeutet, dass sich Ihre Automatisierungsinitiativen auf Zusammenarbeit, Effizienz und Kosteneinsparungen konzentrieren und der Zeitaufwand für manuelle Prozesse entfällt. Eine Kombination aus beiden Denkweisen funktioniert. Gartner sagt voraus, dass diese Strategie die Betriebskosten von Unternehmen, die den Schritt wagen, um 30 % senken kann.
Was ist Hyper-Produktivität?
In unserem Privatleben kämpfen wir ständig mit der Zeit und versuchen, wo immer möglich ein paar Gramm mehr Produktivität herauszukitzeln. Vielleicht planen Sie zu Beginn der Woche Ihre Mahlzeiten, versuchen Pomodoro oder stehen eine Stunde früher auf.
Hyper-Productivity fordert uns auf, die Automatisierung von Geschäftsprozessen ähnlich zu betrachten: Wie können wir all diese isolierten Aufgaben besser organisieren, damit sie nahtlos zusammenarbeiten?
Schließlich gibt es im Geschäftsleben nur wenige Aufgaben, die in einem Vakuum ablaufen. Hyper-Productivity ermutigt zu einem breiteren Blickwinkel: abgestimmt auf die Suche nach Überschneidungen zwischen Aufgaben und Abteilungen - häufig übersehene Möglichkeiten für eine bessere Zusammenarbeit.
Tools für die Zusammenarbeit
Unorganisierte Arbeitsabläufe führen zu unnötigen Wiedervorlagen und tagelangen Suchaktionen nach verlorenen Informationen. Bei Hyper-Produktivität dreht sich alles um Verbindung:
- Jeder hat die richtigen Informationen zur Hand
- Einfache Ansichten über Zuständigkeiten und Aufgabenfortschritt
- Alle Teammitglieder, unabhängig von ihren technischen Fähigkeiten, können sich an der Prozessentwicklung beteiligen.
- Reduzieren Sie unerwünschte Änderungen, indem Sie die Bearbeitungen auf autorisierte Benutzer beschränken.
- Gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten und Prozessabläufen
- Eine einzige, aktuelle Version der wichtigsten Dokumente zirkuliert durch automatisierte Prozesse
- Aktivitätsnachverfolgung, so dass die Benutzer die Bearbeitungen verfolgen können
Einigen Studien zufolge kann eine effektive Zusammenarbeit die Arbeitsleistung um 50 % steigern. Tools für die Zusammenarbeit sorgen dafür, dass Ihre Technologie ebenso Teil des Teams ist.
Optimierung der Arbeitsabläufe
Die Abbildung von Arbeitsabläufen ist zweigleisig. Es geht nicht nur darum zu wissen, welche Aufgaben aufgenommen werden sollen, sondern die Reihenfolge der Aufgaben ist ebenso entscheidend.
Wenn die Komplexität Ihres Unternehmens zunimmt, kann es leicht passieren, dass die Arbeitsabläufe ausufern. Ein Schlachtruf der Hyper-Produktivität ist die Einfachheit. Überwachen Sie kontinuierlich Aufgaben und ihre Beziehungen zu anderen, um einen möglichst reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben
McKinsey schätzt, dass 30 % der Tätigkeiten in 60 % der Arbeitsplätze automatisiert werden können. Sich wiederholende Aufgaben sind ein bevorzugter Bereich für das Tagging in der Technologie.
Ihr Ausgangspunkt sind Dateneingabeaufgaben, Kopier- und Einfügeaufträge und das Verschieben von Informationen zwischen Datenbanken. Wenn Sie alltägliche Aufgaben, die den Fokus stören, vom Tisch fegen, hat Ihr Team mehr Energie, um Kreativität in den wichtigsten Bereichen einzusetzen.
Diese Strategie spart Ihrem Unternehmen mehr als nur Zeit und Kosten pro Aufgabe. Durch den Abbau von Routineaufgaben können Sie den Fokus von leistungsstarken Mitarbeitern auf erfüllendere Aufgaben verlagern - den heiligen Gral einer sinnvollen Tätigkeit. Dies ist ein unschlagbarer Weg, um die Fluktuation zu verringern und Top-Talente langfristig an Ihr Unternehmen zu binden.
Automatisierung ist ein Pfeil im Köcher der Hyperproduktivität, aber man darf die manuellen, von Menschen ausgeführten Aufgaben nicht aus den Augen verlieren. Das Verständnis dafür, wie Menschen kommunizieren, Informationen austauschen oder gemeinsam brainstormen müssen, ist ebenso wichtig.
Was ist Hyperautomation?
Hyperautomatisierung nutzt automatisierte Technologien, um die Zusammenarbeit und Optimierung zu fördern und gleichzeitig Wiederholungen zu vermeiden, die Effizienz zu verbessern und die Produktivität zu steigern. Es überrascht nicht, dass 7 von 10 Unternehmensleitern der Meinung sind, dass die Hyperautomatisierung eine wichtige Rolle für die Zukunft der Wirtschaft spielen wird. Hier erfahren Sie, warum Unternehmen ihre Automatisierungsbemühungen ausweiten.
Es wird erwartet, dass seine technischen Hilfsmittel die Gewinne bis 2035 um fast 40 % steigern werden.
7 von 10 Unternehmen nutzen bereits ihre Stärken, um mindestens einen wichtigen Prozess zu automatisieren
Kosten senken, wie dieses Öl- und Gasunternehmen, das seine Lagerkosten durch Hyperautomatisierung um 1 Million Dollar reduziert hat
Was sind also die Technologien, die das beispiellose Interesse an der Hyperautomatisierung vorantreiben?
Robotergestützte Prozessautomatisierung
Robotic Process Automation (RPA) ist wie eine Armee virtueller Assistenten, die Ihnen auf Abruf zur Verfügung stehen. Verschieben Sie die Verantwortung für sich wiederholende und regelbasierte Aufgaben von Menschen auf Software. Schwere Dateneingaben, das Ausfüllen von Formularen und Tabellenkalkulationen werden im Hintergrund erledigt, während sich die Mitarbeiter auf andere Aufgaben konzentrieren können. RPA-Bots sind von Regeln besessen, daher ist jede Aufgabe, die mit einer Reihe von Schritt-für-Schritt-Anweisungen einhergeht, ihr Spezialgebiet.
Anstatt täglich Informationen aus E-Mails in ein CRM zu kopieren, können Menschen das tun, was sie am besten können: Beziehungen zu Kunden und hochrangigen Auftraggebern pflegen, nicht zusammenhängende Informationen zu brandneuen Ideen für die Öffentlichkeitsarbeit zusammenfassen oder differenzierte Probleme lösen, die einen behutsamen Ansatz erfordern.
Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP)
Intelligente Dokumentenverarbeitung ist die bessere Alternative zur robotergestützten Prozessautomatisierung. Anstatt auf strukturierte Daten beschränkt zu sein, kann IDP die Automatisierung von Arbeitsabläufen beschleunigen, indem unstrukturierte Daten gesichtet werden. Eine der Technologien, die zur IDP gehören, ist die optische Zeichenerkennung (OCR).
KI und maschinelles Lernen
Während RPA gerne strikten Routinen folgt, fügen künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen eine Dosis an logischem Denken hinzu.
- Maschinelles Lernen (ML): Bei der traditionellen Programmierung schreiben Menschen explizite Regeln, die ein Computer befolgen soll. Ein RPA-Bot verschiebt zum Beispiel alles, was sich im Feld "Vorname" einer Anwendung befindet, in Spalte B einer Kalkulationstabelle. Beim maschinellen Lernen hingegen lernen Computer aus Datenmustern. ML-Tools können eine Vielzahl von Daten durchforsten, um Muster zu erkennen, Anomalien zu identifizieren und Vorhersagen zu treffen - ohne dass sie mit offenen Anweisungen gefüttert werden.
- Künstliche Intelligenz (KI): KI kann mehr als nur eine Aufgabe automatisieren; sie kann die Leistung verbessern. KI kann eine Situation bewerten - ob es sich um Kundenfeedback oder die Straße handelt - und erkennen, ob die Kunden zufrieden oder enttäuscht waren und ob es sich bei einem vermeintlichen Hindernis auf dem Weg um eine Person oder einen Schatten handelt. Jedes Mal, wenn sie eine Entscheidung trifft, wird sie schlauer und lernt so kontinuierlich dazu, was weit über regelbasierte Aufgaben hinausgeht.
- Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP): Diese Technologie verbessert die KI und das maschinelle Lernen durch ihre Benutzerfreundlichkeit. Die Fähigkeit, natürliche Sprache zu verarbeiten, macht die Gestaltung von Prozessen viel einfacher und rationalisiert den Gesamtprozess für Geschäftsanwender.
Die Kombination von KI und maschinellem Lernen bietet nicht nur neue Erkenntnisse und Möglichkeiten, sondern hilft Unternehmen auch, Zeit zu sparen. Von den IT-Fachleuten weltweit geben 30 % an, dass sich die Technologie als zeitsparend erwiesen hat.
Integration von Technologien
Es geht nicht nur darum, jedes Leck mit einem automatisierten SaaS-Produkt zu stopfen. Hyperautomatisierung erfordert ein strategisches Auge, um für jedes Problem die passende Technologie zu finden. Aber der Erfolg liegt in der Integration: alle Arbeitsabläufe unter einem großen Zelt zu vereinen. Wie ein Anführer müssen Sie jeden Prozess im Auge behalten und stets nach Möglichkeiten zur Verbesserung von Leistung und Effizienz suchen.
Hauptunterschiede zwischen Hyperproduktivität und Hyperautomatisierung
Die Automatisierung ist nur eine Methode zur Steigerung der Produktivität. Doch nicht jede intelligente Prozessautomatisierungssoftware ist gleich.
Viele "wenn dies, dann das"-Routinen leben in einem Vakuum. Ein Vertriebsteam könnte beispielsweise die Dokumentenautomatisierung nutzen, um Verträge mit Kundendaten zu füllen, aber es gibt keine Aufgabe, die Buchhaltung über Rechnungsänderungen zu informieren. Schätzungen zufolge basteln Unternehmen an mehr als 200 Anwendungen herum, von denen viele abteilungsspezifisch sind, ohne dass eine umfassende Governance vorhanden ist.
Verschiedene Dokumentversionen schwirren durch separate Programme, und redundante Aufgaben laufen parallel - ohne eine einzige Quelle der Wahrheit. Weitere 60 % der Mitarbeiter geben zu, dass sie ihre bevorzugten (d. h. von der IT-Abteilung nicht genehmigten) Apps verwenden, um Informationen auszutauschen und Dokumente mit ihren Kollegen zu teilen.
Hyper-Produktivität setzt die Bereitschaft voraus, neue Ideen zur Lösung geschäftlicher Herausforderungen zu entwickeln. Aber nicht nur als Pflaster für einzelne Probleme. Es geht darum zu verstehen, wie Ihr gesamtes technisches Paket zusammenarbeitet, um eine kohärente Strategie zu bilden.
Kombinieren Sie für einen erfolgreichen Automatisierungsplan
Die Hälfte der Unternehmen, die über den Erfolg von Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) berichten, weisen auf einen Schlüsselfaktor hin: die Koordination zwischen den Geschäftseinheiten. Ungezügelte Automatisierung kann mehr Probleme verursachen als lösen - und Hyper-Productivity bringt eine Prise Disziplin. Anstatt zu automatisieren, zu automatisieren, zu automatisieren, ermutigt Hyper-Productivity Unternehmen dazu, einen zusammenhängenden Plan zu entwickeln, der sich auf die Erzielung von Vorteilen im gesamten Unternehmen konzentriert.
