Die Abbildung von Geschäftsprozessen ist die Grundlage für alle Kerngeschäftsvorgänge, ob Sie sich dessen bewusst sind oder nicht. Je besser Sie verstehen, wie Prozesse funktionieren und welches Potenzial sie haben, Ihr Unternehmen umzugestalten, desto besser wird die organisatorische und operative Gesundheit Ihres Unternehmens sein.
Wenn Sie in der Lage sind, Ihre Geschäftsprozesse klar zu gestalten, können Sie besser verstehen, wie Ihre Geschäftsprozesse funktionieren. Mithilfe der Prozessabbildung können Sie herausfinden, was verbessert werden muss und wo Ihre Stärken liegen. Wenn Sie diese kennen, können Sie Ihr Unternehmen in Zukunft effektiver führen.
Im Folgenden werden wir einen branchenüblichen Leitfaden vorstellen, der Ihnen helfen soll, Ihr eigenes Unternehmen zu verbessern.
Was ist ein Geschäftsprozess?
Prozesse sind die Art und Weise, wie Menschen in einem Unternehmen zusammenarbeiten, um ein Ziel zu erreichen. Mit den Worten von Adam Lazarus von Buoy Ventures"Die Abbildung von Geschäftsprozessen bringt alle auf dieselbe Seite.
Bei der Prozessabbildung handelt es sich um die Erstellung eines Prozessdiagramms (auch Workflow-Diagramm genannt), in dem die notwendigen Aktionen dargestellt werden, die zur Erreichung des gewünschten Ergebnisses erforderlich sind, wie z. B. der Kauf eines Artikels oder die Beantragung von Urlaub. Mithilfe eines Prozessdiagramms können sich die Mitarbeiter auf einer Makroebene ein Bild davon machen, wie diese Arbeitsabläufe in der Praxis funktionieren. Sie können diese Informationen nutzen, um herauszufinden, was funktioniert und was verbessert werden kann, und was getan werden muss, um den Kurs effektiv zu korrigieren.
Wozu dient das Business Process Mapping?
Die Prozessabbildung wird durchgeführt, um eine Reihenfolge für Verfahren festzulegen, eine notwendige Voraussetzung für jede Standardarbeitsanweisung (SOP). Manche Unternehmen verwenden Prozess Prozesslandkarten als Vorlagen, Richtlinien oder Diagramme für Aufgaben. Sie sollen den Mitarbeitern als Leitfaden für die Durchführung der Verfahren dienen. Wenn man sich ausschließlich auf Prozesslandkarten ohne eine BPM-Plattform (Business Process Management) verlässt, werden oft Verbesserungsmöglichkeiten verpasst, weil Kennzahlen und Key Performance Indicators (KPIs) nicht erfasst werden. Die Prozessabbildung kommt vor einer BPM-Plattform und ist die Grundlage der gesamten Workflow-Engine.
Mit einer BPM-Plattform kann Ihr Unternehmen die für einen Prozess benötigte Zeit verfolgen, Engpässe oder zeitaufwändige Aufgaben erkennen, definierte Ausführungsstandards verstärken, Arbeiten automatisieren und vieles mehr.
Wie man eine Geschäftsprozesskarte erstellt
Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Sie bei der Abbildung Ihrer Geschäftsprozesse unterstützt.
1. Treffen Sie sich mit all Ihren Prozessbeteiligten
Bevor Sie mit der Prozessabbildung beginnen, sollten Sie alle Beteiligten, die von einem Prozess betroffen sind, zusammenbringen. Da es sich bei Prozessen um Arbeitsabläufe handelt, wirkt sich eine Änderung der Prozesse auf die Art und Weise aus, wie die Menschen zusammenarbeiten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter mental auf die Umstellung vorbereitet sind und dass Sie Arbeitsabläufe einrichten, die für ihre Arbeit förderlich sind.
2. Definieren Sie den Anfangs- und Endpunkt
Legen Sie fest, wo ein Prozess beginnt und wo er endet. Einige Prozesse sind komplexer als andere und haben daher mehrere Endpunkte. Es ist wichtig, an alle möglichen Ergebnisse zu denken, um spätere Verwirrung zu vermeiden.
3. Führen Sie auf, durch welche Maßnahmen der Prozess tatsächlich funktioniert
Listen Sie die Schritte auf, die Ihren Prozess vorantreiben. Beschreiben Sie jede Aufgabe in der aktiven Stimme mit Aktionsverben, z. B. "Anfrageformular ausfüllen" oder "Lieferant kontaktieren".
4. Bestimmen Sie eine Reihenfolge
Nachdem Sie die Aufgaben definiert haben, die Ihren Prozess von Anfang bis Ende vorantreiben, müssen Sie sie nun in eine chronologische Reihenfolge bringen. Jede Aktion soll den folgenden Schritt in der Abfolge auslösen.
Allgemeine BPMN-Symbole. Stammt von Lucidchart.
5. Kennzeichnung mit entsprechenden Symbolen
Bei der Kennzeichnung von Arbeitsabläufen sollten Sie sicherstellen, dass Sie Folgendes beachten BPMN 2.0, der universellen Notation für die Modellierung von Geschäftsprozessen. BPMN besteht aus drei Hauptelementen: Ereignisse, Aktivitäten und Gateways. Um diese drei Hauptelemente zu verbinden, kann ein viertes Element verwendet werden, der so genannte "Sequenzfluss". Dies sind die schwarzen Linien mit Pfeilen, die alles miteinander verbinden.
6. Testen und wiederholen
Sobald Ihr Diagramm vollständig ist, stellen Sie sicher, dass jeder Prozess wie ursprünglich geplant funktioniert. Befolgen Ihre Mitarbeiter die richtigen Schritte? Gibt es Ungereimtheiten oder sich wiederholende Aufgaben, die zusätzliche Zeit kosten, die sonst eingespart werden könnte? Wenn Sie sich ständig um Verbesserungen bemühen, wird Ihr Unternehmen so reibungslos und effizient wie möglich arbeiten.
Vorteile des Business Process Mapping
Die Abbildung Ihrer Geschäftsprozesse bietet viele Vorteile. Hier sind einige, die unsere Kunden nach der Prozessabbildung mit unserer BPM-Software erfahren haben.
Verstehen Sie Ihre Rolle mit visueller Hilfe. Eine Geschäftsprozesskarte bietet eine visuelle Hilfe, um die Verantwortlichkeit für jede Aufgabe zu bestimmen und macht es einfach, System- oder menschliche Fehler zu erkennen.
Lösen Sie Probleme und implementieren Sie Lösungen. Probleme in Arbeitsabläufen zu finden ist einfach, aber die Ursache des Problems zu finden, kann schwierig sein. Prozessmapping visualisiert die gesamte Abfolge von Ereignissen, die zu der Ineffizienz geführt haben, so dass es ein Kinderspiel ist, zu erkennen, was falsch gelaufen ist, und es zu beheben.
Halten Sie die Vorschriften ein und mindern Sie die Risiken. Die Abbildung von Prozessen ist ein hervorragendes Instrument, um potenzielle Risiken zu erkennen, die, wenn sie nicht behoben werden, zu rechtlichen Konsequenzen führen können. Die Folge könnten Geldstrafen und rechtliche Schritte sein, die den Ruf eines Unternehmens schädigen und zudem teuer und zeitaufwändig sind. Die Abbildung von Prozessen hilft auch bei der Berichterstattung und macht es Ihrem Prüfer bei der nächsten Prüfung leicht.
Erstellen Sie eine SOP. Die Standardisierung dessen, was am besten funktioniert und wie Dinge getan werden sollten, hilft einem Unternehmen, einem einheitlichen Leistungsstandard zu folgen. Ein Unternehmen kann dann wie eine gut geölte Maschine arbeiten, mit viel Klarheit in Bezug auf definierte Rollen, Aufgaben, Sprints und langfristige Strategien - was Ihrem Unternehmen hilft, seine Ziele für das Geschäftswachstum zu erreichen.
Entwickeln Sie eine gesündere Unternehmenskultur. Die Arbeit mit einer BPM-Plattform kann alle Mitarbeiter in einen Zustand der Effizienz versetzen, so dass Ihr Unternehmen reibungslos funktioniert. Wenn alle mit anpacken, werden mehr Unstimmigkeiten aufgedeckt, die dann leicht behoben werden können. Durch die Abbildung von Prozessen fühlen sich Ihre Mitarbeiter außerdem befähigt, Veränderungen zu bewirken, die sich direkt auf das Wohlergehen des Unternehmens auswirken, und sie erhalten einen Überblick über die Prozesse im gesamten Unternehmen aus der Vogelperspektive. Diese Art von Transparenz und Verantwortlichkeit führt langfristig zu einer höheren Produktivität, so McKinsey.
Eine optimale betriebliche Gesundheit bedeutet ein stärkeres Unternehmen. Prozessmapping kann Ihnen und Ihrem Unternehmen helfen, einen Einblick in die Arbeitsweise Ihres Unternehmens zu gewinnen. Mit diesen Erkenntnissen können Sie Ihr Unternehmen in Zukunft besser steuern und so das allgemeine Wohlbefinden und die Rentabilität des Unternehmens insgesamt verbessern.
Sind Sie auf der Suche nach einer umfassenden Workflow-Lösung, die Ihre Prozessabbildung auf die nächste Stufe hebt? Erfahren Sie mehr darüber, wie unsere intelligente BPM-Plattform Banken, Hochschulen und Unternehmen bei der Umgestaltung ihrer Kerngeschäftsprozesse unterstützt.
Über ProcessMaker
ProcessMaker ist eine low-code BPM Geschäftsprozess-Software. ProcessMaker erleichtert die Zusammenarbeit von Business-Analysten mit der IT-Abteilung, um komplexe Geschäftsprozesse zu automatisieren, die Menschen und bestehende Unternehmenssysteme miteinander verbinden. ProcessMaker hat seinen Hauptsitz in Durham, North Carolina in den Vereinigten Staaten und verfügt über ein Partnernetzwerk, das sich über 35 Länder auf fünf Kontinenten erstreckt. Hunderte von Geschäftskunden, darunter viele Fortune-100-Unternehmen, verlassen sich auf ProcessMaker, wenn es darum geht, ihre Kerngeschäftsprozesse digital zu transformieren, um schnellere Entscheidungen zu treffen, die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern und die Leistung zu steigern.
